Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

De gemeente Zwalm heeft een ambitieus klimaatplan uitgewerkt. Het doel? De CO2-uitstoot tegen 2030 met 40 % terugdringen en de gemeente weerbaar maken tegen de effecten van de klimaatverandering. Er werden reeds verschillende acties uitgerold en via het bottom-up project “De Meerdoeners” wordt er een versnelling hoger geschakeld.

Burgers, middenveldorganisaties, scholen, … moeten allemaal samenwerken om de uitdaging succesvol te realiseren. Veel Zwalmenaren bruisen van goede ideeën en slaan zelfs al de handen in elkaar om initiatieven op poten te zetten. Zo vormen ze een belangrijke hefboom om te evolueren naar een klimaatrobuuste gemeente en dragen ze bij aan het Zwalms klimaatactieplan.

De gemeenteraad keurde op 28 januari 2021 de samenwerkingsovereenkomst met Solva goed voor het project 'Meerdoeners.'De Meerdoeners' is een gesubsidieerd project in het Europese Programma voor Plattelandsontwikkeling onder het thema Omgevingskwaliteit – Samenwerking Oost-Vlaanderen. Het dossier werd ingediend bij de Provincie Oost-Vlaanderen en draagt bij aan de programmadoelstelling “bevordering van sociale inclusie, armoedebestrijding en economische ontwikkeling in plattelandsgebieden, met bijzondere aandacht voor het stimuleren van plaatselijke ontwikkeling in plattelandsgebieden”.

Het project 'De Meerdoeners'' wil in en met de 3 Zuid-Oost-Vlaamse gemeenten Kluisbergen, Sint-Lievens-Houtem en Zwalm een participatietraject opstarten waarbij burgers een actieve rol en een budget krijgen in de uitvoering van specifieke acties uit de klimaatplannen. Het project loopt 2 jaar, voorbereidingstijd en evaluatie inbegrepen. Tijdens een begeleidingstraject van ongeveer 10 maanden kunnen de burgers binnen een bepaald afsprakenkader 1 tot 3 acties uit het klimaatplan opzetten en uitvoeren. Het opzet is om na het participatietraject te komen tot 'zelfsturende teams': de klimaatambassadeurs. Solva zorgt er samen met de gemeente voor dat het burgerbudget goed besteed wordt aan de uitvoering van klimaatacties die bijdragen tot de daling van de CO2-uitstoot of het klimaatbestendig maken van de gemeente.

Met een burgerbudget van 7.500 Euro voor 2021 wil de gemeente Zwalm financiële zuurstof geven voor de realisatie van die projecten. De gemeente Zwalm is ervan overtuigd dat (klimaat-)acties die inwoners zelf lokaal en samen lanceren meestal een groot draagvlak genieten.

Het afsprakenkader werd gegoten in dit reglement waarin staat op basis van welke criteria projecten worden weerhouden, hoeveel budget ze kunnen krijgen, …

Verwijzingen

Gemeenteraadsbesluit van 28.01.2021 houdende goedkeuring van een samenwerkingsovereenkomst met Solva ikv het project "Meerdoeners"

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017 inzonderheid art. 304§6

Bijlage

Reglement Burgerbudget Klimaatprojecten in het kader van het project “De Meerdoeners”

Artikel 1. Binnen de perken van het meerjarenplan en met een maximum van € 7.500 voor het jaar 2021, kan het gemeentebestuur een burgerbudget toekennen voor klimaatprojecten in het kader van het project ‘De Meerdoeners’

Artikel 2. Doelgroep
De volgende personen en organisaties kunnen een projectvoorstel indienen:
• Natuurlijke personen gedomicilieerd in Zwalm. Als de aanvrager minderjarig is moet een ouder of wettelijke vertegenwoordiger het aanvraagformulier ook ondertekenen waardoor deze zich verbindt alle bepalingen van het reglement na te leven en de minderjarige te begeleiden in de loop van de volledige procedure.
• Feitelijke verenigingen waarvan de verantwoordelijke natuurlijke persoon gedomicilieerd is in Zwalm en waarbij hun activiteiten plaatsvinden op het grondgebied Zwalm en gericht zijn aan inwoners van Zwalm
• Rechtspersonen zonder winst als doelstelling die hun maatschappelijke zetel hebben in Zwalm en waarbij hun activiteiten plaatsvinden op het grondgebied Zwalm en gericht zijn aan de inwoners van Zwalm.
Eén persoon, één vereniging of één rechtspersoon kan meerdere projecten indienen, maar kan slechts voor één project een subsidie ontvangen. Personen die in persoonlijke naam een project indienen, kunnen geen vertegenwoordiger zijn van een feitelijke vereniging of rechtspersoon die een project indienen en omgekeerd. De indiener is tegelijk de begunstigde. Kortom, de indiener en de begunstigde moeten dezelfde persoon, vereniging of rechtspersoon zijn.
Alle gegevens van de aanvrager zullen worden opgevraagd via het aanvraagformulier.

Artikel 3. Welke projecten komen in aanmerking?

Gezamenlijke acties met het oog op klimaatmitigatie en -adaptatie en gezamenlijke benaderingen van milieuprojecten en geldende milieupraktijken, met inbegrip van efficiënt waterbeheer, gebruik van hernieuwbare energiebronnen en de instandhouding van het landbouwlandschap.
Het project wordt begeleid door Solva, dat op zijn beurt beroep zal doen op een begeleidingsbureau. Dit bureau zal gedurende de begeleiding een ‘menukaart met inspiratie’ van acties ter inspiratie van de burgers voorleggen bij de eerste participatiesessie.
De acties spruiten voort uit het participatietraject en gebeuren in overleg met de aanwezigen op de participatiemomenten.
Minstens 1 van de acties dient een link te hebben met landbouw en platteland. Dit is een projectvereiste uit de subsidieaanvraag waarop het project Meerdoeners is gestoeld.
Daarnaast moet ook aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
•    Het projectvoorstel heeft een minimale omvang waarbij voor minstens 1.000 euro kosten gemaakt zullen worden die in aanmerking komen om gesubsidieerd te worden via dit reglement.
•    Het projectvoorstel dient het algemeen belang en heeft geen commerciële doelstelling.
•    Het projectvoorstel is gericht aan de inwoners van Zwalm. Bij voorkeur worden verschillende doelgroepen bereikt en betrokken.
•    Het projectvoorstel vindt plaats op het grondgebied van Zwalm.
•    Het projectvoorstel draagt bij aan de realisatie van het Zwalms klimaatactieplan (https://zwalm.be/klimaatplan.aspx)
•    Het projectvoorstel kan door de indieners zelf én voldoende autonoom uitgevoerd en gerealiseerd worden op korte termijn (binnen één jaar na toekenning van het burgerbudget).
•    Het projectvoorstel valt niet onder de gesubsidieerde reguliere werking van een vereniging of rechtspersoon.
•    Het projectvoorstel heeft geen uitgesproken commercieel, religieus, filosofisch of politiek karakter.
•    Het projectvoorstel omvat een nieuw project of een project in opstart. Reeds opgestarte projecten die in een ver stadium van uitvoering zitten of reeds afgelopen zijn voor de uiteindelijke indiendatum komen niet in aanmerking.

Artikel 4. Projectvoorstel
Het projectvoorstel moet volledig ingevuld, ondertekend, tijdig en bij voorkeur elektronisch ingediend worden bij de Dienst Duurzaamheid van de gemeente Zwalm (duurzaamheid@zwalm.be of Zuidlaan 36, 9630 Zwalm) via het daartoe beschikbaar gestelde aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier is te raadplegen via de website www.zwalm.be of op te vragen bij de Dienst Duurzaamheid (duurzaamheid@zwalm.be of 055/49 91 91).

Artikel 5. Beoordeling ontvankelijkheid
Samen met Solva kijkt De Dienst Duurzaamheid na of de ingediende projecten voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria en geeft hierover advies aan het college van burgemeester en schepenen.
Dit betekent concreet dat nagekeken wordt of:
• het aanvraagformulier van het projectvoorstel volledig ingevuld, ondertekend en tijdig, bij voorkeur elektronisch ingediend is bij de Dienst Duurzaamheid
• de projectindiener voldoet aan de voorwaarden (Artikel 2)
• het projectvoorstel voldoet aan de vooropgestelde projectvoorwaarden (Artikel 3)
• het budget van het projectvoorstel de richtlijnen respecteert (Artikel 7).
Vervolgens wordt de lijst van de ingediende projectvoorstellen en het bijhorende advies van Solva en de Dienst Duurzaamheid over de ontvankelijkheidsbeoordeling voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college neemt een gemotiveerde beslissing over de ontvankelijkheid van alle ingediende projectvoorstellen en beoordeelt de ingediende projectvoorstellen op basis van onderstaande beoordelingscriteria.

Artikel 6. Beoordelingscriterium en punten

1 IMPACT. In welke mate draagt het projectvoorstel concreet bij aan de realisatie van het klimaatactieplan/CO2-reductie of het klimaatbestendig maken van de gemeente en heeft het een link met platteland en landbouw ?    25 ptn.

2 REALISEERBAARHEID. In welke mate zijn de doelstellingen, (financiële) middelen, het plan van aanpak (incl. timing) voldoende duidelijk (‘SMART’) omschreven? In welke mate is het project door de indieners zelf op voldoende autonome wijze realiseerbaar op korte termijn (binnen één jaar na toekenning van het burgerbudget)?    25 ptn.

3 DUURZAAMHEID. In welke mate heeft het project een langdurig effect en is het verankerd (aandacht voor continuering, overdracht, inbedding in reguliere werking, overstijgen van ad hoc resultaat)? Ook andere maatschappelijke effecten zoals schaal, voorbeeldfunctie, gedragsverandering  en multiplicatoreffect worden meegenomen    25 ptn.

4 SAMENWERKING & PARTICIPATIE. In welke mate stimuleert het projectvoorstel samenwerking en partnerschappen tussen verschillende organisaties al dan niet over verschillende sectoren heen (middenveldorganisaties, verenigingen, scholen, buurtcomités, …). Maar ook in welke mate richt het project zich tot participatie van verschillende doelgroepen (bv.kansengroepen, kinderen & jongeren, ouderen, …)?    15 ptn.

5 VERNIEUWEND KARAKTER. In welke mate is het projectvoorstel vernieuwend en innovatief voor Zwalm (bv. op het gebied van een product, dienst, partnerschap, bereikte doelgroep, …)?    10 ptn.

TOTAAL    100 punten

Het college van burgemeester en schepenen legt aan de hand van deze criteria de definitieve lijst vast van de weerhouden projecten, mede rekening houdend met de onderhoudskosten voor het project (vb. elektriciteit, …). De gemotiveerde beslissing wordt binnen de 10 werkdagen na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen meegedeeld aan de projectindieners.

Artikel 7. Aangevraagd subsidiebedrag
Het minimale subsidiebedrag dat aangevraagd kan worden voor een projectvoorstel bedraagt 1.000 euro.
Per project kan maximaal 2.500 euro toegekend worden.
In totaal worden maximaal 3 projecten aanvaard, met een minimale steun van 1000 euro en een maximum van 2500 euro per project. Het college kan hierop mogelijks een uitzondering maken.
Het aangevraagde subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan de geraamde onkosten na aftrek van de geschatte inkomsten.
Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren komen in aanmerking voor subsidie (bv. terreinrealisaties, aankopen roerende goederen, communicatie-acties, extern advies, …). Het gaat om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project en die aangetoond kunnen worden met facturen of onkostennota’s.
Bij projecten die gemeentegrensoverschrijdend zijn, wordt steeds de proportionaliteitsregel toegepast.
De volgende kosten zijn uitgesloten van subsidie:
• Personeelskosten en persoonlijke vergoedingen (bijvoorbeeld vrijwilligersvergoeding)
• Kosten waarvoor al financiering is voorzien in de meerjarenbegroting van de gemeente Zwalm
• Kosten waaraan al andere subsidies van de gemeente Zwalm of andere instanties zijn toegekend
• Kosten die reeds gemaakt zijn voor de subsidietoekenning aan het project.
Cofinanciering van een projectvoorstel met eigen of andere financiële middelen is toegelaten tenzij de andere subsidie(s) cofinanciering uitsluiten én op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert met de gemeente Zwalm. Dubbelfinanciering is echter niet toegelaten.

Artikel 8. Toekenning subsidie
Voor elk project wordt het toe te kennen subsidiebedrag bepaald op basis van de projectbegroting die bij de projectaanvraag werd ingediend (overzicht geraamde kosten en aangevraagde subsidiebedrag). Het toe te kennen subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het aangevraagde subsidiebedrag. Kosten die meegerekend zijn in het bepalen van het aangevraagde subsidiebedrag maar niet toegelaten zijn volgens artikel 7 worden in mindering gebracht.
Op basis van de rangorde die bepaald wordt volgens de beoordelingscriteria, het toe te kennen subsidiebedrag en de beschikbare subsidiekredieten neemt het College van Burgemeester en Schepenen de beslissing tot subsidiëring. Het resultaat wordt binnen de 10 werkdagen na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen meegedeeld aan de projectaanvragers.

Artikel 9. Projectopvolging
Samen met Solva begeleidt de Dienst Duurzaamheid van de gemeente Zwalm de concrete uitvoering van het project en volgen ze de wijze waarop kennis en leerervaringen extern gedeeld worden op. Hiertoe geeft elke weerhouden projectindiener tijdens het traject op regelmatige basis een stand van zaken door. Dit zal tijdens de informatie- en begeleidingssessies verder besproken worden. De stand van zaken omvat minstens een overzicht van de ondernomen actie(s) en eventuele realisaties. Ook eventuele knelpunten worden opgelijst.
Daarnaast brengt de projectindiener de Dienst Duurzaamheid van de gemeente Zwalm onmiddellijk op de hoogte van belangrijke wijzigingen tijdens de uitvoering van het project.
Op alle communicatiedragers die gerelateerd zijn aan het project, online en offline wordt het logo van de gemeente Zwalm opgenomen en de financiële ondersteuning van de gemeente Zwalm vermeld. Ook worden voor de acties binnen het project ‘De Meerdoeners’  de logo’s van de Provincie en van het Europees Fonds voor Plattelandsontwikkeling opgenomen.

Artikel 10. Uitbetaling, evaluatie, controle en verantwoording
70% van het toegekende subsidiebudget wordt overgemaakt aan de projectindiener na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. De projectindiener is verantwoordelijk voor het goed beheer van het budget en zorgt ervoor dat de subsidie aangewend wordt voor het doel waarvoor zij werd toegekend.
Projecten dienen ten laatste 1 jaar na goedkeuring uitgevoerd te zijn. Uiterlijk 90 kalenderdagen na de uitvoering van het project bezorgt de projectindiener aan de afdeling Duurzaamheid van de gemeente Zwalm:
•    Een inhoudelijk verslag dat toelaat na te gaan of de projectsubsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend,
•    Een financieel verslag, met name een volledig en schematisch overzicht van de inkomsten en de uitgaven met betrekking tot het project, gestaafd met financiële verantwoordingsstukken (bewijsstukken, facturen en onkostennota’s) dewelke de aanwending van de toegekende projectsubsidie verduidelijken,
Het evaluatieverslag en de bijhorende verantwoordingsstukken worden elektronisch, bij voorkeur in één pdf-bestand, bezorgd (duurzaamheid@zwalm.be).
Na controle en aanvaarding van de bewijsstukken, het evaluatieverslag en de goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepen wordt het resterende toegekende subsidiebedrag van 30% uitbetaald, tenzij het bedrag herrekend moet worden op basis van het ingediende financieel verslag.
De verleende toelage is onderworpen aan de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, met uitzondering van de verplichtingen volgend uit artikel 5. Derhalve is de toelagetrekker ertoe gehouden de toelage geheel of gedeeltelijk terug te betalen indien hij de toelage niet aanwendt voor het doel waarvoor zij hem werd toegekend, hij één of meerdere van de gevraagde stukken niet verstrekt of hij zich verzet tegen de uitoefening van de controle op de aanwending van de toelage door de gemeente Zwalm.
De gemeente Zwalm heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende projectsubsidie te controleren,
De gemeente is als subsidiërende overheid in geen enkel opzicht verantwoordelijk voor de projecten en hun uitvoering, noch voor de eventuele schade die eruit kan voortvloeien.

Artikel 11. Timing procedure en vastleggen subsidiekrediet

De tijdlijn van jaar 1 van het verloop van het project wordt vastgelegd door Solva en de dienst duurzaamheid van de gemeente Zwalm.
Het college van burgemeester en schepenen bepaalt of en wanneer een nieuwe oproep gelanceerd wordt in het kader van het Reglement ‘Burgerbudget klimaatprojecten in het kader van het project Meerdoeners’. Voor elke nieuwe lanceringsoproep in het kader van dit reglement wordt het totale beschikbare subsidiekrediet van die oproepronde en de concrete timing van elke fase in de procedure goedgekeurd op het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit reglement wordt bekendgemaakt en treedt in werking conform het decreet lokaal bestuur.