Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

De laatste aanpassing van het reglement voor de gemeentelijke uitleendienst dateert van 2015. Ondertussen is er nood aan een actualisering en afstemming met andere reglementen zoals het reglement voor de erkenning van Zwalmse verenigingen en het gebruikersreglement voor de socio-culturele infrastructuur in Zwalm.

De voornaamste wijzigingen zijn:

• de procedure voor erkenning van gebruikers van de uitleendienst vervalt gezien we voortaan over een erkenningsreglement voor Zwalmse verenigingen beschikken
• de gebruikerscategorieën worden gelijkgeschakeld met deze uit het gebruikersreglement voor de socio-culturele infrastructuur
• de aanvraagtermijnen voor de uitleenmaterialen worden gelijkgeschakeld met de aanvraagtermijnen voor de socio-culturele infrastructuur
• de tarieven worden voortaan toegepast per aangevatte week waarbinnen de gebruiker materialen ontleent
• voortaan wordt er een annulatiekost gerekend indien de materialen minder dan 1 week op voorhand geannuleerd worden
• er zal een sanctie voorzien worden indien de materialen na gebruik niet gereinigd en/of verkeerd gestapeld worden. Hierbij zullen de personeelskosten in rekening gebracht worden.

De werkwijze van de uitleendienst verandert niet. Groot materiaal wordt ter plaatse geleverd, klein materiaal moet afgehaald worden. De retributies worden niet aangepast en er worden geen waarborgen gevraagd. Bij schade zullen de kosten voor de herstelling gefactureerd worden aan de gebruiker.

Verwijzingen

Gemeenteraadsbesluit van 20.05.2015 betreffende aanpassing van het reglement voor gemeentelijke uitleendienst
Positief advies van de cultuurraad van 17.11.2021

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017

Bijlage

Reglement gemeentelijke uitleendienst

1. Algemene bepalingen

Artikel 1
Het gemeentebestuur Zwalm leent ter ondersteuning en ter stimulatie van het gemeenschapsleven via de gemeentelijke uitleendienst materiaal uit.

Artikel 2 – Gebruikers en tarieven
§1. De gebruikers worden onderverdeeld in volgende categorieën:

• categorie A: erkende verenigingen, zorginstellingen, buurtcomités, scholen en hun ouderwerkingen uit Zwalm
• categorie B: particulieren, overige verenigingen, zelfstandigen en bedrijven uit Zwalm die de materialen wensen te gebruiken voor activiteiten op Zwalms grondgebied
• categorie C: particulieren, verenigingen, zelfstandigen en bedrijven van buiten Zwalm die de materialen wensen te gebruiken voor activiteiten op Zwalms grondgebied
• categorie D: lokale besturen, gemeentelijke adviesraden, veiligheidsdiensten (politie, brandweer, Rode Kruis), intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waar het lokaal bestuur in participeert, Zwalmse scholen voor wat betreft activiteiten in het kader van hun pedagogische opdracht

§2. Voor elk van deze categorieën zijn gebruikerstarieven bepaald in het retributiereglement van de gemeentelijke uitleendienst.

§3. Het lokaal bestuur kan vrijstellingen geven voor het betalen van huurgeld zoals vermeld in het gemeenteraadsbesluit van 30.09.2021 houdende machtiging aan het college van burgemeester en schepenen tot het vaststellen van retributies en bepaling van de voorwaarden (en latere wijzigingen).

2.      Gebruikersmodaliteiten

2.1. Reservatieprocedure

Artikel 3
Het gebruik van de gemeentelijke uitleenmaterialen wordt aangevraagd via de daarvoor voorziene kanalen van de afdeling Vrije Tijd.

Artikel 4
Het lokaal bestuur hanteert volgende aanvraagtermijnen bij de behandeling van de aanvragen:

• Gebruikers uit categorie A en D: minimum 2 weken en maximum 13 maanden voor de datum van de activiteit
• Gebruikers uit categorie B en C: minimum 2 weken en maximum 6 maanden voor de datum van de activiteit

Artikel 5
De aanvragen worden door de afdeling Vrije Tijd in chronologische volgorde van ontvangst behandeld en bevestigd.

Artikel 6
Het lokaal bestuur heeft ten allen tijde voorrang op het gebruik van de gemeentelijke uitleenmaterialen.

Artikel 7
De gebruiker ontvangt maandelijks een factuur voor het gebruik van de gemeentelijke uitleenmaterialen tijdens de voorbije maand.

Artikel 8
Annuleren kan kosteloos tot 1 week voor de datum van de reservatie. Bij annulatie minder dan 1 week vooraf blijft 50% van de retributie verschuldigd

Artikel 9
Sommige materialen worden door de gemeentelijke diensten geleverd en afgehaald op het aangegeven adres. Andere materialen moeten door de gebruiker zelf afgehaald en teruggebracht worden na afspraak met de uitleendienst. Indien de aanvrager toch wenst dat dit materiaal gebracht wordt, zal dit aangerekend worden volgens de tarieven vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen.

2.2. Richtlijnen voor het gebruik

Artikel 10
De uitleentermijn wordt vastgesteld voor de periode van de activiteit met inbegrip van de levering en ophaling van het uitgeleende materiaal op werkdagen met een maximum van twee weken. Aanpassingen van de uitleentermijn zijn enkel mogelijk mits tijdige aanvraag en indien er voor het uitgeleende materiaal geen nieuwe reservatie geldt.

Bij een gebruik langer dan 1 week, geldt de retributie per aangevatte week.

Artikel 11
Het ontleende materiaal mag niet onderverhuurd, in bruikleen gegeven aan derden of aangewend worden voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag. Misbruik hiervan kan leiden tot uitsluiting van het huren van de gemeentelijke materialen.

Artikel 12
Het ontleende materiaal wordt op een bereikbare en beveiligde plaats geplaatst en bewaard. Aan de gebruiker wordt gevraagd om de gemeentelijke materialen als een goede huisvader te beheren. De materialen moeten gebruikt worden volgens de richtlijnen aangereikt door de uitleendienst. Na de activiteit moet de gebruiker de materialen gereinigd en op dezelfde wijze gestapeld zoals het materiaal werd afgeleverd, terug bezorgen of achterlaten op het leveringsadres.

Artikel 13
Indien het materiaal niet teruggeplaatst is zoals het hoort en/of niet gereinigd is, dan zullen de personeelskosten aangerekend worden, zoals vastgelegd in het retributiereglement.

Artikel 14
De ontleners mogen het materiaal enkel gebruiken binnen de gemeentegrenzen. Enkel op gemotiveerd verzoek en na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen kan hierop een uitzondering worden gemaakt.

2.3. Schade en verantwoordelijkheid

Artikel 15
De gebruiker vergewist zich vóór de activiteit van de staat van de uitleenmaterialen. Schade of gebreken moeten onmiddellijk gemeld worden aan de afdeling Vrije Tijd. Zoniet kan de gebruiker zelf aansprakelijk gesteld worden voor de schade.

Artikel 16
De gebruiker is aansprakelijk voor alle door hem en/of zijn publiek aangerichte schade aan het materiaal. De kosten voor het herstel van de schade zullen aan de gebruiker gefactureerd worden. De gebruiker mag in geen geval de schade of het defect zelf herstellen of de herstelling in zijn opdracht door derden laten uitvoeren.

Artikel 17
Het gemeentebestuur Zwalm kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen die zich voordoen ingevolge het gebruik van de ontleende materialen.

3. Slotbepalingen

Artikel 18
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Artikel 19
Bij juridische betwisting tussen gebruiker en het lokaal bestuur Zwalm over een van de voorgaande artikels zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd.