Besluit  Besluit van de burgemeester

Besluit

HOOFDSTUK I: PROCEDURE

1.1.         De melding of aanvraag tot vergunning, zoals bedoeld in de tijdelijke politieverordening veiligheid Ronde van Vlaanderen, moet ten laatste op 25 maart 2022 schriftelijk worden ingediend bij de Burgemeester op volgend adres: Zuidlaan 36 – 9630 Zwalm.

1.2.         De organisator dient een goedkeuring te bekomen van de weg- of grondbeheerder of eigenaar van de locatie waar het evenement, het inrichten van parkings e.d., zullen plaatsvinden. Deze goedkeuring wordt bij de aanvraag tot vergunning of bij de melding gevoegd.

1.3.         Ingeval van inname openbaar domein is het verboden dit domein geheel of gedeeltelijk te onttrekken aan zijn openbare bestemming, tenzij dat de wegbeheerder hiertoe de machtiging verleent, mits het in acht nemen van alle voorwaarden die daarbij worden opgelegd.

1.4.      De organisator dient voor de evenementen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. (Richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard). Een kopie van het document burgerlijke aansprakelijkheid moet ten laatste op 28 maart 2022 aan de burgemeester bezorgd worden.

1.5.      De organisator is verplicht een veiligheidsverantwoordelijke aan te duiden voor zijn evenement.

Een veiligheidsverantwoordelijke is de persoon die door de organisator wordt aangeduid met als specifieke taak de nodige veiligheidsaspecten te adviseren en te controleren. Dit zowel tijdens de opbouwfase, de afbraakfase als tijdens het evenement zelf. Deze persoon is tevens de contactpersoon voor de veiligheidsdiensten.

1.6.      De aanvraag tot vergunning of melding van een randactiviteit dient gestaafd te worden met een inplantingsplan (2.1.) Na de aanvraag tot vergunning of melding kan door de veiligheidscel een inrichtingsplan (2.2.), een intern veiligheidsplan (2.4.), of een calamiteitenplan (10) van het evenement gevraagd worden.

1.7.      Er moet rekening gehouden worden met andere activiteiten in de omgeving. Op vraag van de gemeentelijke veiligheidscel kan er overleg zijn tussen de organisatoren en de gemeentelijke veiligheidscel.

1.8.      Op vraag van de gemeentelijke veiligheidscel stellen de betrokken stadsdiensten in samenspraak met de lokale politie een verkeerscirculatieplan op waarbij duidelijk de opbouwfase, de afbraakfase en de situatie tijdens het evenement beschreven wordt. Vanaf vrijdag 20h moet alle opbouw van evenementen in de veiligheidszones beëindigd zijn en is geen zwaar verkeer meer toegelaten.

Hoofdstuk II: MAATREGELEN van toepassing op alle tijdelijke randevenementen georganiseerd in het kader van de Ronde Van Vlaanderen.

Indeling van het terrein of de ruimte.

2.1.      Het inplantingsplan vermeldt het kadasternummer van het perceel waar het evenement doorgaat.

Dit plan geeft een algemeen overzicht van het evenement in zijn directe omgeving (tot aan de openbare weg). Het is een plan op schaal met daarop de plaats van het evenement, naastliggende gebouwen, begroeiingen, berijdbare wegen, afsluitingen, grachten, hindernissen, bereikbaarheid van het evenement t.o.v. de omgeving,…zodat de impact van de omgeving op de veiligheid van het evenement, en omgekeerd, kan worden ingeschat. Er moet een duidelijke legende zijn.

2.2.      Het inrichtingsplan geeft de volledige en correcte inrichting weer van het evenement. Op dit plan bevinden zich minimum onderstaande gegevens:

• alle constructies, tenten, standen, risicozones, sanitaire zones, podia,…
• alle in- en uitgangen
• hulpposten en blusmiddelen
• evacuatiewegen, evacuatiezones en nooduitgangen

2.3.      Indien de locatie occasioneel gebruikt wordt voor het evenement dienen de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard nageleefd te worden.

2.4.      De organisator maakt op vraag van de veiligheidscel en op advies van zijn veiligheidsverantwoordelijke een intern veiligheidsplan op dat minimum volgende zaken verduidelijkt:

-        Een gedetailleerd draaiboek met vermelding van alle geplande activiteiten (opbouwfase, tijdens het evenement en afbraakfase)

-        Lijst contactpersonen van de organisatie tijdens het evenement , maar ook in opbouw- en afbraakfase.(organisator, veiligheidsverantwoordelijke, security firma, parkeerwachters, sfeerbeheerders, belangrijke personen eigen aan evenement, tijdelijke eet- en drankstandhouders en andere standhouders) + wijze van contacteren.

-        Plannen: inplantingsplan, inrichtingsplan, evacuatieplan en verkeerscirculatieplan

-        Oplijsting van

• de aanwezige hulpdienstenposten en bereikbaarheid van deze plaatsen.
• de aanwezige evacuatiemiddelen (omroepinstallatie, sirenes) en -plaatsen.
• veiligheidsverlichting, pictogrammen en blusmiddelen.
• specifiek te verwachten risico’s inzake brand.

-       Een calamiteitenplan

2.5.      Het terrein dient afgebakend te worden ter bescherming van de bezoeker. De organisator plaatst een fysieke barrière tussen de private zone en publieke zone. In een zone van drie meter gemeten vanaf die barrière mogen op het private terrein geen vaste opstellingen of constructies staan.

2.6.      Overeenkomstig de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard dienen tijdelijke eet- en drankstanden of keukens op het evenement in overleg met de gemeentelijke veiligheidscel geplaatst te worden.

2.7.      Promotiestands of marktkramen op de locatie van het evenement dienen conform de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard en de veiligheidsmaatregelen inzake occasionele installaties te zijn.

2.8.      Er dienen voldoende noodverlichting, en de nodige veiligheids- en aanwijzingspictogrammen aanwezig te zijn.

2.9.      De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het reinigen van het openbaar domein dit zowel in de opbouwfase, tijdens de doortocht of in de afbraakfase.

2.10.    Desgevallend dient de organisator een plan op te maken waarin aangetoond wordt hoe het evenement zich conformeert aan eventueel geldende lokale, provinciale, regionale of federale maatregelen teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de COVID-19 pandemie te voorkomen of te beperken.

2.11.    Wanneer deze maatregelen niet afdoende zouden zijn, kan de burgemeester in bepaalde zones de toegang verbieden aan het publiek.

Verkeer en mobiliteit

3.1.      Zoals omschreven in de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard, dient de organisator ervoor te zorgen dat er voldoende toegang tot het evenement is voor hulpdiensten en voor bezoekers, evenals voldoende vluchtwegen en nooduitgangen.

3.2.      De organisator richt de nodige parkeerruimte in die voldoet aan de capaciteit van het evenement. De parking moet voorzien worden voor zowel auto’s, eventueel bussen als tweewielers. Indien nodig, gebeurt de verplaatsing met een daarvoor ingelegde shuttle. De organisator is verantwoordelijk voor de inrichting en uitbating van de parking. Er dient overleg te zijn met de gemeentelijke veiligheidscel en eventueel met organisatoren van andere evenementen.

3.3.      De organisator voorziet voldoende parking en begeleiding voor mindervaliden.

3.4.      De organisator zorgt in overleg met de gemeentelijke veiligheidscel voor voldoende veiligheidsmaatregelen voor voetgangers en fietsers in de omgeving van het evenement.

3.5.      De organisator signaleert alle parkings duidelijk en overzichtelijk. Hij maakt deze plaatsen ook bekend via een brief, mailing of website aan de genodigden. Hij bezorgt zijn genodigden een parkeerbewijs en desgevallend doorgangsbewijs. Hij vraagt hiervoor advies aan de gemeentelijke veiligheidscel.

3.6.      De bestuurlijke overheid pleegt overleg met de Lijn inzake mogelijke hinder voor hun werking.

Brandgerelateerde risico’s.

4.1.      Na de opmaak van een risicoanalyse en overleg tussen de gemeentelijke veiligheidscel en de organisator kan er worden beslist om op de site van het evenement permanent of gedurende bepaalde activiteiten aanwezigheid van brandweer te voorzien, conform het retributiereglement van de bevoegde hulpverleningszone.

4.2.      De maximum personenbelasting van de locatie kan worden bepaald op basis van het maximum van drie personen per m² of het aantal lopende meter evacuatieweg (één persoon per cm doorgangsbreedte). Voor evenementen die plaatsvinden in het kader van wielerwedstrijden geldt een afgeleide van deze regel. Rekening houdend met de druk op de massa tegen de fysieke barrière geldt op terreinen langs het parcours de regel maximum drie personen per m² en dit op de laatste twee meter gemeten vanaf de rooilijn. De eerst bereikte regel is van toepassing.

4.3.      De verwarming van de locatie dient te gebeuren overeenkomstig de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard en de veiligheidsmaatregelen inzake occasionele installaties.

4.4.      De organisator zorgt ervoor dat de brandlast tot een minimum wordt beperkt of afgeschermd door onbrandbare of brandvertragende materialen te gebruiken. Bestaande gebouwen of voorwerpen eigen aan de locatie moeten worden afgeschermd. Dit gebeurt in overleg met de bevoegde brandweerdienst.

4.5.      Overeenkomstig de richtlijnen ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s in instellingen van tijdelijke aard dienen er voldoende gekeurde blusmiddelen aanwezig te zijn.

4.6.      Overeenkomstig de veiligheidsmaatregelen inzake occasionele installaties moet het risico op elektrocutie door elektrische installaties of fotovoltaïsche zonne-energiesystemen vermeden worden. De stroomgroepen dienen CE geattesteerd te zijn.

4.7.      Van zowel de permanente als tijdelijke elektrische en gasinstallaties dienen de nodige keuringsattesten voorhanden te zijn.

4.8.      Het risico op instorting van tenten, constructies of andere opstellingen dient vermeden te worden.

4.9.      De nodige keuringsattesten en conformiteitsattesten van tribunes, torens, podia en tenten dienen voorgelegd te worden.

4.10.    Het risico voor explosie van vloeibaar gemaakte petroleumgassen of aardgas dient vermeden te worden.

4.11.    Open vuur, vuurwerk, het gebruik van pyrotechnische middelen, en houtgestookte bbq zijn verboden.

4.12.    Hinder of brandgevaar ten gevolge van versiering, ballonnen of niet-vast bevestigde bekleding moet vermeden worden.

Beveiliging van het luchtruim.

5.1.      Er moet rekening worden gehouden met het tijdelijk gereserveerd luchtruim (TSA) ingesteld door de Federale overheidsdienst Mobiliteit, directoraat Luchtvaart.

5.2.      De organisator is verplicht een schriftelijke toelating te vragen aan de Burgemeester voor het opstijgen of landen van schroefheftuigen, luchtballonnen, drones of andere luchtvaartuigen. Er moet voldaan worden aan volgende voorwaarden:

-        er moet een toelating zijn van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Luchtvaart voor het inrichten van de heli-landingsplaats.

-        de inrichting moet voldoen aan de wettelijke referentie waarnaar wordt verwezen in het ministerieel besluit van 24 december 1970 houdende regeling van de landingen en opstijgingen van hefschroefvliegtuigen buiten de luchtvaartterreinen.

-        de tankplaatsen worden in overleg met de gemeentelijke veiligheidscel vastgelegd.

-        alle mogelijke veiligheidsmaatregelen moeten in acht worden genomen om de burgers en omgeving te beschermen. Bij mogelijke incidenten of bijkomende risico’s wordt de activiteit onmiddellijk door de burgemeester stopgezet en worden de nodige instanties onmiddellijk ingelicht.

-       Er moet rekening worden gehouden met het tijdelijk verbod op stijgen en landen, ingesteld door de Federale overheidsdienst Mobiliteit en vervoer luchtvaart in de Regio Oudenaarde-Kluisbergen-Ronse.

5.3.      Torenkranen, hoogwerkers, verreikers, torens, zeppelins of warme luchtballonnen mogen in een zone van 500 meter zijdelings van het parcours van de Ronde van Vlaanderen voor Elite mannen of vrouwen niet hoger dan 20 m van het maaiveld reiken. Deze moeten eveneens beschikken over de nodige wettelijke keuringsattesten en kunnen bij gevaar voor omstaanders op bevel van de burgemeester worden weggehaald. Het is eveneens verboden om voorgaande toestellen te gebruiken om publiek op een bepaalde hoogte te brengen.

5.4.      Zeppelins of warme luchtballonnen mogen in een zone van 500 meter zijdelings van het parcours van de Ronde van Vlaanderen niet opgesteld worden.

5.5.      Er moet rekening worden gehouden met het tijdelijk verbod op stijgen, landen, en vliegen  voor ‘particuliere’ drones, ingesteld door de gouverneur van Oost-Vlaanderen. Het is verboden om in een zone van 500 meter links en 500 meter rechts van het parcours op te stijgen, te landen of te vliegen met een drone.

Medisch gerelateerde risico’s.

6.1.      De organisator van een evenement kan gevraagd worden door de gemeentelijke veiligheidscel om een risico-analyse uit te voeren in een tool die daarvoor door de FOD Volksgezondheid ter beschikking wordt gesteld (Prima).

6.2.      De bestuurlijke overheid kan op basis daarvan de organisator verplichten te voorzien in de middelen die vereist zijn, bijvoorbeeld een eerstehulppost, een arts, een ziekenwagen, of andere medische middelen. Al deze middelen dienen te voldoen aan de kwaliteitsnormen die de FOD Volksgezondheid voorziet.

6.3.      De kosten die hieruit voort vloeien zijn ten laste van de organisator.

6.4.      De leden van de gemeentelijke veiligheidscel kunnen ten allen tijde controles uitvoeren op het terrein. Situaties die het risico op letsels, brandwonden, snijwonden, verstuikingen of breuken verhogen, moeten door de organisator onmiddellijk worden weggewerkt.

6.5.      De organisator is er toe verplicht om de richtlijnen van FOD Volksgezondheid inzake behandeling en bewaring van voedsel correct na te leven. Bij mogelijke overtredingen wordt de tijdelijke zaak gesloten en wordt de FOD Volksgezondheid ingelicht.

Politioneel gerelateerde risico’s.

7.1.      Na de opmaak van een risicoanalyse en overleg tussen de gemeentelijke veiligheidscel en de organisator kan er worden beslist om op de site van het evenement permanent of gedurende bepaalde activiteiten aanwezigheid van politie of private bewaking te eisen.

7.2.      De organisator staat in voor het aantal sfeerbeheerders op het terrein. Het aantal wordt bepaald in overleg met de gemeentelijke veiligheidscel. De richtlijn voorziet één beheerder per 100 bezoekers met een minimum van twee sfeerbeheerders. Deze moeten ten allen tijden bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Zij moeten massabeweging ten gevolge van rellen of vechtpartijen opvangen. Ieder incident wordt onmiddellijk aan de politie gemeld.

7.3.      Bij het vaststellen van verdachte personen en/of voorwerpen dient onmiddellijk de politie verwittigd te worden via 101/112.

7.4.      De organisator richt het terrein zo in dat er voldoende plaats is om volksverplaatsingen gecontroleerd te laten gebeuren. In functie van de wielerkaravaan kan de openbare weg vroegtijdig worden afgesloten, zodat bepaalde zones enkel nog te voet benaderbaar zijn. De politie heeft ten allen tijde het recht om bepaalde zones af te sluiten door overcrowding.

7.5.      De organisator richt het terrein in en regelt de programmatie op dergelijke wijze dat massabeweging ten gevolge van acts kan vermeden kan worden.

7.6.      De organisator staat in voor de orde op zijn terrein. Bij mogelijke gevallen van vandalisme of diefstallen wordt de politie onmiddellijk verwittigd.

Andere maatregelen.

8.1.      De organisator ziet erop toe dat geen alcoholhoudende dranken worden geschonken aan
-16-jarigen en geen sterke dranken aan -18-jarigen. Dit wordt ook duidelijk geafficheerd aan de drankenstanden. Ook mag geen alcohol worden geschonken aan personen die kenbaar dronken zijn. Bij mogelijk gebruik van of handel in verdovende middelen wordt de politie onmiddellijk op de hoogte gebracht.

8.2.      De organisator maakt een sanitairplan op met daarop duidelijk vermeld het aantal toiletten, het type toiletten en de lozingsmethode. Dit sanitairplan wordt voorgelegd aan de gemeentelijke veiligheidscel en milieudienst.

8.3.      De organisator duidt deze sanitaire zones met de nodige pictogrammen aan. Wildplassen moet ten allen tijde worden tegengegaan door de organisatie.

8.4.      De organisator zorgt ervoor dat er voldoende sanitaire installaties zijn die op geregelde tijdsstippen worden gereinigd. Het lozen van afvalwater mag enkel in de daarvoor voorziene riolering. Indien dat dit niet mogelijk is moet het afvalwater worden opgevangen in daarvoor voorziene recipiënten.

8.5.      De organisator maakt een afvalbeleidsplan op met daarop duidelijk vermeld het aantal afvalbakken, eventueel stimulatie van recycleren en hoe het afval uiteindelijk de plaats zal verlaten. Het afvalbeleidsplan wordt voorgelegd aan de gemeentelijke veiligheidscel en de milieudienst.

8.6.      De organisator duidt de nodige afvalcontainers aan door middel van duidelijke pictogrammen en verspreidt de afvalcontainers op het terrein. Ook op de parking is de organisator verantwoordelijk voor het afval van de genodigden.

8.7.      Het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen is verboden.

8.8.      Afwijkingen op de VLAREM wetgeving betreffende de regelgeving over de geluidsnormen bij muziekactiviteiten in openbare en private inrichtingen, dienen aangevraagd bij de gemeentelijke milieudienst.

8.9.      De organisator ziet erop toe dat er voldoende begeleiding is voor mindervaliden. Er wordt een zone voorzien waar deze personen het evenement op een rustige manier kunnen volgen.

Communicatie.

9.1.      De organisator maakt een intern communicatieplan op en bezorgt dit aan de gemeentelijke veiligheidscel. Het omvat minimum volgende items:

-gegevens van de communicatieverantwoordelijke van de organisator

-de reguliere interne en externe communicatiemiddelen

-de interne en externe communicatiemiddelen bij incidenten.

-welke communicatiemiddelen werden aangewend (persoonlijke brief of mail, reclame op radio en/of TV,  website, affiches,…)

9.2.      De organisator brengt zijn genodigden op de hoogte van parkings, aanrijroutes,...

9.3.      De organisator communiceert alle gebeurtenissen, mogelijke incidenten of veranderingen al dan niet door overmacht naar de bevoegde hulpdiensten.

9.4.      De organisator brengt omwonenden en omliggende bedrijven op de hoogte van mogelijke hinder die voor hen ontstaat.

9.5.      Ingeval van grootschalige incidenten gebeurt de communicatie met de pers door en in overleg met de bestuurlijke overheid.

9.6.      De organisator zorgt voor een back-upsysteem voor de interne communicatie van de organisatie. (telefooncentrale met binnenlijnen, analoog radionetwerk, omroepsysteem,…)

9.7.      De organisator zorgt voor een goed werkend communicatiemiddel met de hulpdiensten.

9.8.      Het is verboden om op de openbare weg reclame of sponsoring aan te brengen.

Calamiteiten.

10.1.    De organisator kan gevraagd worden om een calamiteitenplan op te maken met betrekking tot de maatregelen bij:

-          het uitvallen van elektriciteit, watervoorziening, GSM-netwerk, of problemen met het afvalwater

-          risico’s met betrekking op extreme weersomstandigheden (extreme warmte, sneeuwval, extreme regenval en wateroverlast, onweer of storm