Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

Het bestaande reglement subsidies jeugd vraagt een aanpassing om in lijn te liggen met de andere subsidies binnen de afdeling Vrije Tijd.

Er is gebleken dat de deadline voor de subsidies voor sport- en cultuurverenigingen vastgelegd is op 15 februari, terwijl dit voor de subsidies jeugd op 1 februari ligt.

In artikel 11, 16 en 27 wensen we de deadline voor de aanvraag dan ook aan te passen naar 15 februari om een gelijkschakeling te realiseren tussen alle subsidies binnen de afdeling Vrije Tijd.

Teneinde de tekst volledig te houden wordt het reglement gehercoördineerd rekening houdende met de hierboven vermelde aanpassingen.

Verwijzingen

Gemeenteraadsbesluit van 19.12.2019 houdende het reglement subsidies jeugd

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017

Bijlage

Gehercoördineerd reglement subsidies jeugd voor werkjaar 2020-2025

Afdeling 1: Percentuele verdeling verschillende subsidies

Artikel 1: Algemeen

Binnen de perken van de daartoe door de gemeenteraad goedgekeurde kredieten op de meerjarenplanning, voorziet het gemeentebestuur van Zwalm subsidies voor de ondersteuning van jeugdwerk ten bedrage van €13.129 voor 2020, nadien jaarlijks verhoogd met de jaarlijkse stijging van de index der consumptieprijzen waarbij de startwaarde de index van de maand december 2019 is.

Artikel 2: Begripsomschrijving

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• jeugd: kinderen en jongeren tussen drie en vijfentwintig jaar.

• jeugdwerk: groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor en door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen, of door gemeentelijke of provinciale openbare besturen.
• jeugdwerkinitiatief:
• heeft tot doel om, in het kader van de permanente vorming op onbaatzuchtige wijze de vorming en ontspanning van de jeugd na te streven, hierbij rekening houdend met de sociale, economische en culturele situatie van de deelnemers
• het initiatief moet groepsgericht zijn  en een sterke nadruk leggen op het sociale, het samenwerken, samen handelen, samen leven
• er is steeds minstens 1 begeleider aanwezig per 10 kinderen en 1 gebrevetteerde begeleider gedurende de hele werking. De begeleiding gebeurt op vrijwillige basis (d.w.z. onbezoldigd)
• het jeugdwerkinitiatief beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor zijn begeleiders, leden en andere jeugd die deelneemt aan de activiteiten
• de werking van het jeugdwerkinitiatief ontwikkelt zich volledig autonoom en is geen onderafdeling van een reeds gesubsidieerde vereniging. Een autonome werking kenmerkt zich door eigen activiteiten, een apart bestuur, apart financieel beheer, aparte communicatie naar leden en ouders
• het jeugdwerkinitiatief is toegankelijk voor iedereen. Daarom moeten de lidgelden of deelnemingsgelden zo laag mogelijk gehouden worden
• het initiatief kan geen winst tot doel hebben. Het jeugdwerkaanbod valt buiten elk commercieel circuit.
• (kader)vorming en opleiding:
• de samenhangende opleiding en begeleiding van de verantwoordelijke en toekomstig verantwoordelijke personen die ermee belast zijn jeugdwerkinitiatieven te animeren en te begeleiden
• vervolmakingscursussen die verband houden met technieken en tot doel hebben een ruimer activiteitenaanbod aan kinderen en jongeren te kunnen bieden (bvb kaart en kompas, knutseltechnieken, lichamelijke expressie, speltechnieken en spelanimatie, groepstechnieken, wateranimatie, EHBO,…).
• gezamenlijke initiatieven: initiatieven die, al dan niet onder de noemer van de gemeentelijke jeugdadviesraad  en in samenwerking met de gemeentelijke jeugddienst, georganiseerd worden door verschillende jeugdwerkinitiatieven gezamenlijk, voor de Zwalmse jeugd, op het grondgebied van Zwalm
• nieuwe initiatieven: een jeugdwerkinitiatief dat opstart met werking in de gemeente Zwalm.
• projecten: zie artikel 22

Artikel 3: Verdeling

De beschikbare gelden worden als volgt verdeeld:

• 45% voor de erkende jeugdwerkinitiatieven
• 10% voor de afdeling (kader)vorming en opleiding èn opleidingen georganiseerd in samenwerking met de gemeentelijke jeugddienst
• 25% voor gezamenlijke initiatieven
• 5% voor nieuwe initiatieven
• 5% voor projecten
• 10% voor kampvervoer

Deze verdeling gebeurt op basis van wat in de verschillende afdelingen binnen dit reglement wordt vastgelegd.

Artikel 4: Overschotten

Indien na uitbetaling van de aanvragen voor toelagen binnen de verschillende afdelingen van dit reglement, nog overschotten beschikbaar zijn van deze kredieten (zoals bepaald in de begroting), dan worden deze eerst aangewend om eventuele tekorten op de subsidies voor kampvervoer aan te vullen. Indien er dan nog overschotten zijn worden deze jaarlijks verdeeld onder alle erkende jeugdwerkinitiatieven volgens dezelfde verdeelsleutel, toegepast in afdeling 2 van dit reglement.

Artikel 5: Controle en sancties

De toelagen worden verleend door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de gemeentelijke jeugdadviesraad. Aan het college van burgemeester en schepenen dienen alle documenten te worden voorgelegd en alle inlichtingen te worden verstrekt die zij noodzakelijk acht voor het toekennen van de subsidies (bvb de boekhouding).

De algemene vergadering van de gemeentelijke jeugdadviesraad kan het college van burgemeester en schepenen vragen inzicht te krijgen in alle documenten en alle inlichtingen te bekomen die zij noodzakelijk acht voor het adviseren van de aanvragen.

Indien blijkt dat door een jeugdwerkinitiatief of een particulier onjuiste gegevens verstrekt worden of indien de voorwaarden van dit reglement niet strikt worden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen de op grond van dit reglement toegekende subsidies geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de begunstigde(n) schorsen voor verdere betoelaging. De begunstigde wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Hij/zij heeft het recht binnen de veertien dagen bezwaar aan te tekenen tegen de overwogen maatregel, waarna de algemene vergadering van de gemeentelijke jeugdadviesraad gevraagd wordt advies te verlenen. Het college van burgemeester en schepenen kan daarna, op basis van het bezwaar en het advies van de gemeentelijke jeugdadviesraad , de sanctie eventueel herzien. Deze beslissing dient uitvoerig te worden gemotiveerd.

Afdeling 2: Subsidies voor erkende jeugdwerkinitiatieven

Artikel 6: Begripsomschrijving

Voor de toepassing van de bepalingen van dit reglement wordt verstaan onder:

• gemeente Zwalm: Beerlegem, Dikkele, Hundelgem, Meilegem, Munkzwalm, Nederzwalm-Hermelgem, Paulatem, Roborst, Rozebeke, Sint-Blasius-Boekel, Sint-Denijs-Boekel, Sint-Maria-Latem
• gemeentelijke jeugdadviesraad Zwalm: een adviesraad ter bevordering van het jeugdwerk in de gemeente. Deze raad wordt officieel door het gemeentebestuur erkend
• lid: een kind of jongere die een duidelijk bewijs van aansluiting bij een erkende  jeugdvereniging kan voorleggen:

• de leeftijd van de leden moet gesitueerd zijn tussen 3 en 25 jaar, de leeftijd wordt geteld op basis van de geboortejaren in het geldende werkjaar
• de erkende jeugdorganisatie moet naam, adres en geboortedatum van de leden kunnen voorleggen (aan de hand van officiële ledenlijsten, verzekeringsdocumenten,...)

• begeleider: Een verantwoordelijke persoon, belast met het animeren en begeleiden van kinderen en jongeren in een erkend jeugdwerkinitiatief, die dit op vrijwillige basis (dwz onbezoldigd) doet
• jeugdwerkinitiatieven met een permanente werking:

• minimum 2-wekelijkse activiteit
• minimum 20 leden, waarvan maximum 1/3^de begeleiders
• begeleiding gebeurt door persoon van minimum 16 jaar en maximum 25 jaar (jeugd voor jeugd)

• jeugdwerkinitiatieven met een niet-permanente werking organiseren op regelmatige basis activiteiten voor jeugd

• werkjaar: periode die loopt van 1 januari t.e.m. 31 december
• verantwoordelijke: de persoon, ouder dan 18 jaar, die als aanspreekpunt binnen het jeugdwerkinitiatief optreedt.

Artikel 7: Het jeugdwerkinitiatief mag geen geldelijke toelagen ontvangen voor dezelfde werking op grond van een andere gemeentelijke regelgeving.

Artikel 8: Doelstelling

De subsidies zijn specifiek bedoeld voor de ondersteuning en stimulering van de werking van de erkende jeugdwerkinitiatieven op het grondgebied van Zwalm. Deze worden onderverdeeld in een basistoelage en een werkingstoelage.

Jeugdwerkinitiatieven met een permanente werking ontvangen een basistoelage en een werkingstoelage op basis van hun activiteitenverslag.

Jeugdwerkinitiatieven met een niet-permanente werking ontvangen een werkingstoelage op basis van hun activiteitenverslag.

De basistoelage bedraagt 20% van het totale bedrag en wordt gelijk verdeeld onder alle jeugdwerkinitiatieven met een permanente werking die een aanvraag indienen.

De werkingstoelage bedraagt 80% van het totale bedrag en wordt via een puntensysteem verdeeld onder de aanvragende jeugdwerkinitiatieven met permanente en niet-permanente werking.

Artikel 9: Begunstigden

Enkel jeugdwerkinitiatieven die voldoen aan de begripsomschrijvingen binnen artikel 2 en 6 van dit reglement kunnen in aanmerking komen voor een subsidie.

Artikel 10: Begripsomschrijving en berekening werkingstoelage

• Lidmaatschap: officieel bij het jeugdwerkinitiatief aangesloten leden, bewijsbaar aan de hand van de ledenlijst van het werkjaar waarvoor subsidies worden aangevraagd, vastgelegd op 31/12.
• Activiteit:
  • een activiteit duurt minimum 3 uur en is gericht naar de leden. Repetities gelden eveneens als activiteit en dienen minstens 1,5 uur te duren.
  • het volgen van een vorming kan in aanmerking genomen worden als activiteit, daarvoor voldoet de vorming aan volgende voorwaarden:
    • de vorming moet plaatsgevonden hebben in het werkjaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft
    • de vorming moet minstens 2 uur duren
    • er moet een kopie van het attest van deelname bijgevoegd worden
    • elke deelnemer die de vorming volgde, komt apart in aanmerking
    • ook vorming gevolgd door leden (bvb voorbereiding op leiding worden) komt in aanmerking
    • kadervorming (vorming tot animator, hoofdanimator, instructeur en hoofdinstructeur) komt hiervoor niet in aanmerking; dit wordt betoelaagd via het reglement op kadervorming
    • bij een jeugdhuis wordt het instuifgebeuren (de dag(en) waarop het jeugdhuis geopend is gedurende 4 opeenvolgende uren, zonder dat er dan een activiteit doorgaat) niet beschouwd als activiteit op zich
    • repetitie: een repetitie is een begrip dat van toepassing is op de jeugdgroepen die aan amateuristische kunstbeoefening doen. Om in aanmerking te komen als activiteit  moet een repetitie minstens 1,5 uur duren
    • voorstelling: een voorstelling is een begrip dat van toepassing is op de jeugdgroepen die aan amateuristische kunstbeoefening doen. Om in aanmerking te komen voor de toekenning van extra punten moet een voorstelling openbaar zijn en onbezoldigd uitgevoerd worden
    • lucratieve evenementen en activiteiten die door vergoeding en/of inkomgelden en deelnemingskosten zelfbedruipend zijn, komen niet in aanmerking als activiteit
    • er moeten minimum 10 aanwezigen zijn
    • activiteiten zijn bewijsbaar aan de hand van programma, inschrijvingslijsten.
  • Gebrevetteerd begeleider:
    • een begeleider met een vorming op het gebied van het begeleiden van kinderen en jongeren. De brevetten die in aanmerking komen zijn attest animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur in het jeugdwerk en dienen afgeleverd te worden door de afdeling Jeugdwerk van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Een diploma in een pedagogische richting komt eveneens in aanmerking
    • bewijsbaar via kopie van brevet of diploma.
  • Kamp of weekend: is een meerdaagse activiteit dat door een erkend jeugdwerkinitiatief wordt georganiseerd voor haar leden en begeleiders en dat aan de volgende voorwaarden voldoet:
    • een kamp telt minimaal 5 opeenvolgende overnachtingen, een weekend telt minimaal 1 overnachting en maximaal 4. De overnachtingen gebeuren niet in eigen lokalen
    • er is minstens één meerderjarige begeleider aanwezig
    • er is minstens één begeleider per 10 deelnemers aanwezig
    • er zijn minstens 10 deelnemers
    • de begeleiders, de leden en de kookploeg komen als deelnemers in aanmerking
    • jaarlijks kan maximaal één kamp en meerdere weekends per afdeling gesubsidieerd worden
  • Aanwezigheid op de jeugdraad: voor de aanwezigheid op de jeugdraad gelden de volgende voorwaarden:
    • zowel de algemene vergadering als de vergaderingen van de werkgroepen worden in aanmerking genomen
    • activiteiten en vormingsmomenten georganiseerd door de jeugdraad, worden in aanmerking genomen
    • de aanwezigheden worden per jeugdvereniging geteld, niet per vertegenwoordiger van de jeugdvereniging
    • verontschuldigingen worden niet in aanmerking genomen.

De werkingstoelage wordt berekend op basis van het activiteitenverslag dat het jeugdwerkinitiatief indient. De punten worden als volgt verdeeld:

Artikel 11: Aanvraag

De aanvragen tot subsidiëring gebeuren door middel van geëigende formulieren die ter beschikking liggen bij de gemeentelijke jeugddienst of kunnen gedownload worden via de gemeentelijke website. Deze aanvraag dient vergezeld van alle bewijsstukken zoals vermeld in dit reglement en op het aanvraagformulier. Alle aanvragen dienen vòòr 15 februari van het jaar volgend op het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft ingestuurd te worden.

Te laat ingediende aanvragen komen niet meer in aanmerking.

Artikel 12: Uitbetaling

Uitbetaling van de subsidies gebeurt jaarlijks ten laatste in de maand april door storting van het volledig toegekend bedrag op rekeningnummer van de betreffende vereniging.

Afdeling 3: Subsidies voor kadervorming

Artikel 13: Voorwaarden

De kadervorming moet georganiseerd zijn door een door de Vlaamse Gemeenschap erkende organisatie. Onder kadervorming wordt verstaan: 

• de samenhangende opleiding en begeleiding van de verantwoordelijke en toekomstig verantwoordelijke personen die ermee belast zijn jeugdwerkinitiatieven te animeren en te begeleiden. Dit wil zeggen de cursussen die leiden tot het attest animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur in het jeugdwerk
• vervolmakingscursussen die verband houden met technieken en tot doel hebben een ruimer activiteitenaanbod aan kinderen en jongeren te kunnen bieden (bijvoorbeeld kaart en kompas, knutseltechnieken, lichamelijke expressie, speltechnieken en spelanimatie, groepstechnieken, wateranimatie, ehbo, …). De relevantie van deze cursussen wordt liefst aangetoond bij de aanvraag van de subsidie.

Artikel 14: Begunstigden

• Jongeren: om in aanmerking te komen voor subsidiëring moeten de jongeren reeds 15 jaar geworden zijn en de leeftijd van 25 jaar nog niet overschreden hebben en voldoen aan één van volgende voorwaarden:
  • woonachtig zijn te Zwalm, of
  • actief zijn in een erkend Zwalms jeugdwerkinitiatief, voor zover deze subsidie nog niet in een andere gemeente werd bekomen
• Verenigingen: elke erkende jeugdverenigingen uit Zwalm die zelf kadervorming organiseert.

Artikel 15: Toelage

• Jongeren: de toelage tot het volgen van cursussen bedraagt 100% van de inschrijvingskosten met een maximum van € 100,00 voor een weekendcursus en € 150,00 voor een drie- of meerdaagse cursus. Elke aanvrager kan per jaar meerdere aanvragen indienen, de toelage is per aanvrager echter geplafonneerd op € 250,00.
• Verenigingen: de toelage voor het zelf organiseren van cursussen bedraagt 100% van de werkelijke kostprijs, met een maximum van € 125 per vereniging per jaar.

Indien echter de totaalsom van de aangevraagde toelagen groter is dan het krediet voorzien op de begroting hiervoor, wordt elke toelage percentueel verminderd.

Artikel 16: Aanvraag

De aanvragen tot het bekomen van een subsidie dienen gedaan te worden voor 15 februari van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de vorming werd gevolgd, op het door de gemeentelijke jeugddienst ter beschikking gestelde aanvraagformulier.

Bij de aanvraag dient een kopie van het programma, het deelnamebewijs (met vermelding van het betaalde bedrag en de organisator) en van het behaalde attest gevoegd te worden. Een kopie van het programma kan nuttig zijn als de relevantie van de cursus moet aangetoond worden.

Artikel 17: Uitbetaling

Uitbetaling van de subsidies gebeurt jaarlijks ten laatste in de maand april door storting van het volledig toegekend bedrag op rekeningnummer van de betreffende vereniging of jongere.

Afdeling 4: Subsidies voor nieuwe jeugdwerkinitiatieven

Artikel 18: Nieuwe initiatieven zijn elke vorm van vereniging die in opstartende fase is. Een nieuwe jeugdorganisatie kan een aanvraag tot erkenning als jeugdwerkinitiatief indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Deze jeugdorganisatie kan enkel erkend worden indien zij plant te voldoen aan de voorwaarden opgesomd in artikel 2 van dit reglement. Na advies van de gemeentelijke jeugdadviesraad en de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen, kan de voorlopige erkenning worden toegewezen. Op het einde van het werkjaar wordt de vereniging geëvalueerd door de gemeentelijke jeugdadviesraad en het college van burgemeester en schepenen, waarna ze definitief kan erkend worden. Evaluatie gebeurt aan de hand van programma, aantal leden, financieel rapport en dergelijke meer.

Artikel 19: Toelage

De eenmalige toelage bedraagt maximum € 500,00.

De grootte van de toelage wordt bepaald, rekening houdend met volgende factoren:

• de aard van de werking
• frequentie van de werking
• aantal effectieve leden
• doelpubliek
• voorwaarde tot deelnemen aan de activiteiten
• opleidingsniveau begeleiders
• infrastructuur.

Het college van burgemeester en schepenen beslist, na advies van de gemeentelijke jeugdadviesraad, over het al dan niet toekennen van een subsidie en het toe te kennen bedrag.

Indien na evaluatie blijkt dat de werking zelfbedruipend is of de gelden op onwenselijke wijze (tegen de visie van het gemeentebestuur in en de geest van dit reglement) werden aangewend, kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot terugvordering hiervan.

Artikel 20: Aanvraag

De aanvraag gebeurt voor 1 september van het jaar waarin men met de werking wenst te starten via de formulieren die hiervoor door de gemeentelijke jeugddienst ter beschikking gesteld worden.

Afdeling 5: Subsidies voor projecten

Artikel 21: Voorwaarden

Voor die betoelaging komen projecten in aanmerking die voldoen aan volgende voorwaarden:

• het project wordt ingericht op het grondgebied van de gemeente Zwalm

• het project wordt georganiseerd door en voor jongeren
• het project heeft een openbaar karakter
• het project is niet eigen aan de gewone werking van de initiatiefnemers
• het project is slechts vernieuwend indien het concept van dit project voor de eerste maal aangewend wordt of indien het om een éénmalig project gaat.

Kunnen een aanvraag indienen:

• erkende Zwalmse jeugdwerkinitiatieven
• een samenwerkingsverband tussen erkende Zwalmse jeugdwerkinitiatieven
• een groep jongeren die zich in een occasioneel verband rond dit project scharen. De initiatiefnemers zijn voor 2/3 jonger dan 25 jaar en zijn voor 2/3 inwoner van de gemeente Zwalm
• een gemeentelijke jeugdadviesraad Zwalm.

Artikel 22: Administratieve voorwaarden

Om in aanmerking te komen voor betoelaging dient de aanvrager aan volgende administratieve voorwaarden te voldoen:

• ten minste 8 weken voor de aanvang van het project dienen de initiatiefnemers een schriftelijke aanvraag in op de gemeentelijke jeugddienst door middel van het aanvraagformulier. Deze aanvraag moet gestaafd zijn met volgende gegevens:
• plaats
• datum of periode
• een gedetailleerd programma
• een grondige motivering (toelichten waarom het project in aanmerking komt)
• promotiemateriaal (van zodra dit ter beschikking is)
• rekeningnummer en rekeninghouder
• een gedetailleerd overzicht van de voorziene kosten
• een meerderjarig persoon dient aangeduid te worden als verantwoordelijke inrichter
• het project wordt op de gemeentelijke jeugdadviesraad toegelicht door de verantwoordelijke. De gemeentelijke jeugdadviesraad vormt hierover een advies dat overgemaakt wordt aan het college van burgemeester en schepenen
• de initiatiefnemers ontvangen schriftelijk bevestiging over de goedkeuring of afkeuring van hun aanvraag
• de projecten worden chronologisch behandeld volgens de datum van ontvangst van de aanvraag
• elke vereniging of organisatie kan slechts één project per jaar indienen. Per project kan slechts één aanvraag ingediend worden
• projecten die andere gemeentelijke subsidies ontvangen, kunnen niet betoelaagd worden onder deze afdeling van het reglement

Artikel 23: Afrekening

Binnen 1 maand na afloop van de activiteit dient een volledige afrekening, gestaafd met de nodige bewijsstukken (contracten, facturen, betalingsbewijzen, enz...) aan de gemeentelijke Jeugddienst  toegestuurd te worden. Kosten (bvb drankfactuur) die inkomsten voor de organisatie genereren, komen niet in aanmerking.

Artikel 24: Toelage

De toelage bedraagt 75 % van de uitgaven die binnen deze afdeling voor subsidiëring in aanmerking kunnen komen met een maximum van € 500,00 per project. Indien de voorziene gelden reeds volledig uitgeput zijn, kunnen geen verdere aanvragen meer behandeld worden voor dat kalenderjaar.

Artikel 25: Uitbetaling

Uitbetaling van de projectsubsidies gebeurt na voorlegging van de bewijsstukken volgens artikel 24.

Afdeling 6: Subsidies voor kampvervoer

Artikel 26: Voorwaarden

• Erkende Zwalmse jeugdwerkinitiatieven kunnen een aanvraag indienen voor terugbetaling van het kampvervoer.

• Het jeugdwerkinitiatief regelt zelf alle transport maar kan wel rekenen op financiële steun van de gemeente: de gemeente staat in voor de transportkosten met een maximum bedrag van € 500,00 per jaar uiteraard mits voorlegging van geldige bewijsstukken (= de factuur).

• Het kamp duurt minstens 5 dagen duren en heeft een minimum van 20 deelnemers.
• De toelage geldt enkel voor het transport, niet voor het laden en lossen.

Artikel 27: Procedure

• Een aanvraag voor kampvervoer gebeurt voor 15 februari van het jaar volgend op het jaar waarin dit georganiseerd werd, via het door de jeugddienst voorziene aanvraagformulier.

• Het college van burgemeester en schepenen beslist over de ontvankelijkheid van de aanvraag.

• Bij goedkeuring wordt het bedrag gestort op de rekening van de vereniging.

Indien de volgens dit reglement vastgelegde gelden niet volstaan wordt elk uit te keren bedrag proportioneel verminderd.

Artikel 28: Dit reglement treedt in werking vanaf 01.01.2020 en geldt tot 31.12.2025.