De burgemeester legt de vergader- en besluitvormingsregels en de wijze van vergaderen vast voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 31.05.2021.
Gezien de COVID-19-pandemie, de huidige cijfers in verband met de besmettingen in Vlaanderen en de bestaande federale maatregelen vanuit de nationale veiligheidsraad, en vastgelegd in een ministerieel besluit van 28.10.2020 en latere wijzigingen, is fysiek vergaderen met een grote groep niet echt meer verenigbaar met de geldende social distancing-maatregelen. Het is dan ook aangewezen om in afwijking van het besluit van de gemeenteraad van 24.09.2020, de geplande vergadering van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welziin van 31.05.2021 niet fysiek te organiseren.
Gezien de gemeente en het OCMW moeten blijven verder werken en er momenteel agendapunten zijn die door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn moeten beslist worden, is uitstellen van de raadsvergadering geen optie en ook niet wenselijk.
De burgemeester kan conform de adviezen van het Agentschap Binnenlands Bestuur in dringende omstandigheden overeenkomstig artikel 134, §1 en 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet maatregelen uitvaardigen voor de organisatie van de vergaderingen van lokale bestuursorganen. De burgemeester legt hierin de modaliteit vast op welke wijze het bestuursorgaan vergadert. Er dient immers afgeweken te worden van de bestaande huishoudelijke reglementen van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn gezien daar niets is bepaald over virtuele vergaderingen.
Er bestaat een waaier aan mogelijkheden om een digitale of virtuele vergadering van de bestuursorganen te organiseren rekening houdende met het openbaar of besloten karakter van de vergaderingen van het bestuursorgaan. Het lokaal bestuur Zwalm beschikt ook over een voor raadsleden digitaal ontsloten notulerings- en vergadersoftware en heeft via licenties op Microsoft Teams ook de mogelijkheid tot een audio-visuele en dus virtuele bijeenkomst.
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23.04.2020, 18.05.2020, 25.06.2020, 28.10.2020, 23.11.2020, 17.12.2020, 28.01.2021, 25.03.2021 en 29.04.2021 werden ook al virtueel georganiseerd en dezelfde werkwijze kan worden gebruikt voor de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 31.05.2021.
Besluit gemeenteraad van 24.09.2020 betreffende COVID-19-pandemie - bekrachtiging besluit burgemeester tot inperking van de aanwezigheid van publiek op de gemeenteraad
Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017
De nieuwe gemeentewet inzonderheid artikel 134, §1 en 135, §2
Ministerieel besluit van 28.10.2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het Corona-virus COVID-19 te beperken en latere wijzigingen
Richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur
Art. 1 - De burgemeester beslist dat de openbare vergadering van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 31.05.2021 onder volgende voorwaarden zal georganiseerd worden :
1/De ontwerpnotulen worden via de traditionele link toegestuurd aan de raadsleden. De agenda (bij publicaties) en de ontwerpnotulen (via de kalender) staan klaar in de mobiele applicatie e-notulen https://zwalm-enotulen.schaubroeck.be/ebestuur-mobile/#/login?continueTo=%2F
2/Via de voor alle raadsleden toegankelijke mobiele applicatie e-notulen kan voor elk agendapunt tot uiterlijk donderdag 27.05.2021 om 19u schriftelijk opmerkingen/vragen/tussenkomsten gedaan worden door alle raadsleden, door een ‘annotatie’ toe te voegen. Vanaf donderdag 27.05.2021 om 19u tot uiterlijk zaterdag 29.05.2021 om 19u zal de meerderheid, indien nodig en relevant, op eventuele annotaties antwoorden. Vanaf zaterdag 29.05.2021 om 19u tot zondag 30.05.2021 om 19u kunnen de raadsleden indien nodig en relevant, op alle eventuele annotaties antwoorden. Dit geldt ook voor de eventuele aanvullende dagordepunten ingediend conform te bestaande huishoudelijke reglementen van de raden.
Deze annotaties zullen in het zittingsverslag worden opgenomen als tussenkomst indien gedeeld met de leden van de vergadering EN de secretaris (lees: algemeen directeur).
Hoe geeft u een annotatie in? Bij elk ontwerp-besluit ziet u in het midden onderaan een klein tekstballonnetje. Na daarop te hebben geklikt, kunt u de gewenste opmerking of vraag bij dat punt vermelden. Belangrijk (niet vergeten!) is ook dat u aangeeft met wie de annotatie gedeeld dient te worden. Daar duidt u aan: leden van de vergadering EN secretaris. (Anders zien we uw annotaties niet.) Daarna klikt u op “opslaan” en sluit u het venster van de annotaties.
Indien u de annotatie als tussenkomst in het verslag genotuleerd wenst te zien, dient dit gedeeld te zijn met de leden van de vergadering EN secretaris!
De gemaakte annotaties van anderen ziet u per punt in het tabblad annotaties.
3/Via de mobiele applicatie e-notulen kunnen jullie stemmen via het tabblad i-voting vanaf ontvangst van de agenda tot uiterlijk maandag 31.05.2021 om 12u door bij het tabblad i-voting te kiezen tussen “punt goedkeuren” of “punt te bespreken”.
Indien u (eventueel na de gedachtenwisseling via de annotaties) toch zou opteren een ontwerpbesluit niet goed te keuren, kiest u voor “punt te bespreken”.
Indien er via i-voting goedkeuring is van minstens de helft van de raadsleden en er wordt door de andere raadsleden geen bespreking gevraagd dan wordt hun stem als onthouding beschouwd.
4/Alle punten die via i-voting op uiterlijk maandag 31.05.2021 om 12u door iedereen zijn goedgekeurd worden automatisch als goedgekeurd beschouwd ongeacht het raadslid op het moment van de virtuele gemeenteraad op maandag 31.05.2021 om 20u "aanwezig" is of niet.
5/Op de virtuele gemeenteraad - waarvoor u via mail of via de outlook-agenda een link zal krijgen via de applicatie Microsoft Teams - zal als volgt worden gehandeld :
-voor alle punten waar iedereen mee akkoord was en goedkeurde via i-voting (of waarvan niemand de bespreking vroeg via i-voting) zal enkel nog de titel van het punt en de beknopte inhoud voorgelezen worden door de voorzitter met het stemresultaat.
-voor de punten waar minstens 1 raadslid aangaf een bespreking te willen: hierover zal de voorzitter nog een audio-visueel debat organiseren aanvullend op de zaken opgenomen in de annotaties bij het betreffende punt. De raadsleden die het woord willen zullen dit moeten vragen via de chat-functie in de applicatie en alleen nadat hen het woord is gegeven mag worden gesproken. Na de zo georganiseerde audio-visuele bespreking zal gestemd worden via de stemmingsmogelijkheid binnen de applicatie e-notulen (tabblad stemming). De stemming hier gebeurt door alle via Microsoft Teams virtueel aanwezige leden.
Hoe gaat men te werk: men minimaliseert zijn Microsoft Teams applicatie (niet uitzetten - wel minimaliseren!) en gaat naar de applicatie e-notulen en het tabblad stemming.
De algemeen directeur zal steeds de stemming openzetten en daarna kunnen de virtueel aanwezigen stemmen : ja/neen/onthouding. Bij problemen kan de voorzitter en algemeen directeur ter zitting opteren voor een andere werkwijze (bijv via mail - smart-form of via de chatfunctie binnen de applicatie Microsoft Teams)
-amendementen kunnen worden ingediend bij de te bespreken punten via de annotaties. De annotatie wordt dan duidelijk voorafgegaan door de woorden : "amendement:" De stemming gebeurt zoals voor het punt zelf.
6/Het zittingsverslag van de raadsvergadering van 31.05.2021 zal worden gevormd door:
-de ontwerpnotulen aangevuld met de via e-notulen (i-voting en stemming) bekomen stemresultaten.
-het audio-visueel verslag gevormd door de audio-visuele opname van de virtuele vergadering. De vergadering zal dus worden opgenomen om te delen met het publiek.
7/Het audio-visuele verslag zal na de raadszitting zo snel mogelijk op de website van de gemeente geplaatst worden om het openbaar karakter te waarborgen en tevens worden gestreamed behoudens technische problemen.
8/Bij discussies en niet voorziene zaken oordeelt de voorzitter over elke betwisting in overleg met de algemeen directeur en in de geest van het huishoudelijk reglement.
9/Het is aangewezen ervoor te zorgen dat u steeds ook zicht hebt op de module e-notulen tijdens de virtuele zitting inzonderheid tijdens de stemming.
Art. 2 - Dit besluit treedt in werking op 18.05.2021 en zal bekendgemaakt worden zoals voorzien in het decreet lokaal bestuur. Het wordt ook ter kennisgeving geagendeerd op de gemeenteraad van 31.05.2021.