Het college van burgemeester en schepenen beslist over de regels inzake professioneel gebruik van gsm’s en smartphones van de personeelsleden
Het gebruik/bezit van een smartphone/gsm voor het uitoefenen van zijn of haar functie in onze organisatie, is vaak onmisbaar. Men moet bereikbaar zijn of kunnen bellen wanneer er geen vast toestel beschikbaar is, mails kunnen controleren of beantwoorden, foto’s kunnen nemen om bepaalde vaststellingen te doen en dergelijke, agenda kunnen bewerken,... Ook bij thuiswerk is een werk-gsm een must wat o.a. bij de COVID-pandemie en het vele thuiswerk toen duidelijk bleek.
Regels over toestellen en gebruik zijn uiteraard ook noodzakelijk. Uiteraard verschillen de behoeften en dus ook regels inzake gebruik en soorten toestellen naargelang de functie die men binnen de organisatie uitoefent.
Overwegende dat ons bestaand besluit terzake van 19.11.2020 aanpassing behoeft gezien:
-de vraag van de federale en Vlaamse overheid tot invoering van een verbod op het downloaden en gebruik van de TikTok-app op werk-gsm's;
-de impact van de inflatie op de aankoopprijzen van smartphones.
Collegebesluit van 19.11.2020 houdende goedkeuring van de GSM-policy
Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017
Art. 1 – De regels inzake aankoopbedragen en abonnementen voor professionele smartphones en gsm-toestellen voor personeelsleden worden als volgt vastgelegd:
| Categorie |
Maximum aankoop-bedrag |
Abonnements-regels |
Duurder toestel kan mits opleg |
Toegestaan gebruik |
| Decretale graden MAT-leden |
€ 440 |
Telefonie + data |
Ja |
1/Geen dual SIM : Privé/professioneel voordelen in natura (fiscaal en sociaal) gezien kosteloze ter beschikkingstelling: 2/Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – alleen professioneel gebruik data en telefonie |
| Ambtenaar noodplanning |
€ 275 |
Telefonie + data |
Ja |
1/Geen dual SIM : Privé/professioneel voordelen in natura (fiscaal en sociaal) gezien kosteloze ter beschikkingstelling: 2/Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – alleen professioneel gebruik data en telefonie |
| Andere personeelsleden voor wie smartphone professioneel strikt noodzakelijk wordt beoordeeld (kunnen mailen, foto’s nemen e.d.) |
€ 275 |
Telefonie + data |
Ja op voorwaarde dual SIM en privé-nummer |
1/geen dual-SIM : alleen professioneel gebruik 2/ Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – enkel professioneel gebruik data en telefonie |
| Werf- en ploeg gsm’s GSM voor bij thuiswerk |
€ 165 |
Telefonie |
Neen |
Alleen professioneel gebruik Geen voordeel in natura |
Voor de niet-MAT-leden dient de beoordeling inzake de noodzakelijkheid van een gsm/smartphone te gebeuren door de algemeen directeur op advies/vraag van het afdelingshoofd.
Voor een smartphone kan er toebehoren (hoesje en dergelijke) gekocht worden voor maximaal € 20.
De levensduur/afschrijvingsduur wordt bepaald op 3 jaar behoudens totaal defect/onbruikbaarheid/diefstal met aangifte.
Art. 2 – De door de werkgever aangekochte gsm’s en smartphones zijn eigendom van het bestuur.
Bij uitdiensttreding kan de algemeen directeur overname toestaan onder volgende voorwaarden:
- het toestel worden overgenomen mits betaling van de overnamewaarde van het toestel (1/3 per niet afgeschreven jaar te berekenen op het bedrag betaald door de werkgever)
- het nummer worden overgenomen mits akkoord van de algemeen directeur. Indien het nummer aanvankelijk toebehoorde aan het personeelslid kan het steeds worden overgenomen.
Art. 3 – Elkeen met een professioneel toestel en/of abonnement betaald door het bestuur dient een verklaring omtrent het gebruik van zijn toestel te ondertekenen waarin hij/zij onderstaande gebruiksregels aanvaardt.
§1 Voor gebruikers van elk toestel geldend:
- de smartphone dient steeds beveiligd te zijn inzake toegankelijkheid via pincode, vingerafdruk of iets dergelijks
- verlies of diefstal wordt steeds onmiddellijk gemeld aan het afdelingshoofd en de ICT-verantwoordelijke
- uitsluitend gebruik conform de wettelijke bepalingen (bv. in de wagen … )
- beheer van het toestel als goede huisvader
- gebruik in overeenstemming met de bepalingen opgenomen in het arbeidsreglement en andere wettelijke bepalingen
-elkeen aanvaardt controle op het gebruik/verbruik
§2 Bijkomend geldend voor gebruikers van toestellen waarbij er een voordeel in natura moet aangerekend worden:
- privégebruik is toegestaan voor zover niet onredelijk. De algemeen directeur oordeelt over de onredelijkheid en voorziet de nodige controle. Onredelijk verbruik is in beginsel privé-verbruik boven de € 15/maand en dat wordt teruggevorderd.
-telefonisch bereikbaar zijn voor de werkgever buiten de werkuren indien de werkgever meent dat daar dringende noodzakelijkheid toe is
-het niet downloaden of gebruiken van de app "Tik Tok" of andere app's waartoe de algemeen directeur kan beslissen na advies van de informatieveiligheidscel of vraag van de hogere overheid
Art. 4 – Het besluit van 19.11.2020 inzake gsm’s en smartphones wordt opgeheven.