Het college van burgemeester en schepenen delegeert de kleine aankopen en bestellingen aan de algemeen directeur en stelt hiervoor de voorwaarden vast.
Elk lokaal bestuur moet, in het kader van zijn organisatiebeheersingssysteem, zelf een regeling uitwerken voor het budgethouderschap en de bevoegdheden van de budgethouder. Het bestuur moet wel rekening houden met de algemene bevoegdheids- en delegatiebepalingen in het Decreet over het Lokaal Bestuur. De vaststelling van de regels inzake organisatiebeheersing behoort tot de decretale bevoegdheid van de algemeen directeur.
Decretaal is het college enkel bevoegd voor de gunning van opdrachten. Dit orgaan vergadert echter slechts wekelijks wat problemen oplevert voor dagdagelijkse bestellingen/noden. Immers kan niet altijd gewacht worden tot een volgend college om een bestelling te plaatsen. Het college kan via een delegatiebesluit inzake dagelijks bestuur door de gemeenteraad ook bevoegd gemaakt worden voor de vaststelling van de plaatsingsvoorwaarden van opdrachten binnen de grenzen bepaald door de gemeenteraad.
Voor kleine aankopen, bestellingen in kader van dagdagelijkse werking en in functie van operationaliteit en efficiëntie moet snel kunnen besteld worden. Indien er pas zou kunnen besteld worden wekelijks na wat het college goedkeurde zou dit operationeel problemen stellen doordat bestellingen en derhalve dus ook bijv. herstellingen, noodzakelijke aankoop van goederen moeten uitgesteld worden. Daarom is wenselijk de reeds sedert 2019 bestaande delegatie naar de algemeen directeur voor kleinere bestellingen/aankopen tot een limiet van € 5.000 excl. BTW te hernemen. Hierover kan en zal dan wekelijks gerapporteerd worden naar het college. Deze bestellingen moeten ook alle regels inzake overheidsopdrachten in deze voorzien in het organisatiebeheersingssysteem inzake opmaak bestelbon, visum financieel directeur, .. volgen wat voldoende waarborgen biedt.
De huidige afspraken daaromtrent zijn vastgelegd in de afsprakennota van het college met het managementteam maar het is wenselijk dit in een apart besluit te gieten en uiteraard opnieuw te beoordelen.
Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017
Enig art. - Het budgethouderschap voor aankopen conform de wetgeving overheidsopdrachten worden gedelegeerd aan de algemeen directeur onder volgende voorwaarden :
-bestellingen beperkt tot € 5.000 excl. BTW (exploïtatie en investeringen)
-wekelijkse rapportering aan het college/vast bureau
-met respect ook voor de interne regels inzake organisatiebeheersing en decretale visumplicht