Besluit  het college van burgemeester en schepenen

Het huishoudelijk reglement voor het college van burgemeester en schepenen legt een aantal afspraken vast voor de vergaderingen van het college. Specifiek voorziet het ook in de mogelijkheid om digitaal, via bijvoorbeeld videoconferentie, te vergaderen. 

Het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen is identiek als dat van het vast bureau.  

Decreet over het lokaal bestuur van 17.12.2017

Huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen

Hoofdstuk 1 – Bijeenroeping en agenda

Artikel 1 – Bijeenroeping

Het college van burgemeester en schepenen vergadert, behoudens andersluidende afspraken, elke dinsdag om 14u in de grote of kleine raadszaal in het gemeentehuis. Daarnaast vergadert het college van burgemeester en schepenen telkens als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen. De burgemeester of zijn vervanger kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. In het geval van een spoedeisende buitengewone vergadering worden de leden van het college uiterlijk één uur voor de vergadering telefonisch en per e-mail of andere berichtenservice opgeroepen door de algemeen directeur of de dienst interne zaken met vermelding van de agenda. Het lid van het college dat niet kan aanwezig zijn op de buitengewone vergadering deelt dit onmiddellijk mee aan de burgemeester of zijn vervanger en de algemeen directeur.

Artikel 2 – Agenda

De agenda wordt vastgelegd door de burgemeester of zijn vervang(st)er en de ontwerpbesluiten met inbegrip van alle adviezen en bijlagen worden onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur digitaal ter beschikking gesteld van de leden van het college via de applicatie E-notulen. De agendapunten en ontwerpnotulen worden behoudens dringende noodzaak uiterlijk 36 u vooraf zichtbaar gemaakt voor de leden van de vergadering.

Hoofdstuk 2 – Vergaderingen

Artikel 3 – Voorzitterschap

De burgemeester zit het college van burgemeester en schepenen voor en opent en sluit de vergaderingen. Indien de burgemeester tijdelijk afwezig is, wordt hij vervangen door de schepen aan wie hij zelf zijn vervanging heeft opgedragen. Heeft de burgemeester geen vervang(st)er aangewezen, dan wordt hij vervangen door de eerste schepen en, indien deze in de onmogelijkheid zou zijn om de vervanging waar te nemen, door een andere schepen in afnemende rangorde.

Artikel 4 – Aanwezigheid en quorum

Het college van burgemeester en schepenen kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden deelneemt aan de vergadering.

De leden van het college die niet (tijdig) kunnen deelnemen aan de zitting, verwittigen hiervan tijdig de burgemeester of zijn vervanger en de algemeen directeur (telefonisch of per e-mail of andere berichtenservice).

Artikel 5 – Aard en wijze van vergaderen

§1 De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen zijn niet openbaar, tenzij een bijzondere wet uitdrukkelijk de openbaarheid voorschrijft.

§2 De vergaderingen gaan fysiek door behoudens indien de voorzitter oordeelt dat ze uitzonderlijk virtueel doorgaan. 

§3 Gemengde vergaderingen (nl. met fysiek aanwezige leden en virtueel aanwezige leden) kunnen uitzonderlijk plaatsvinden indien de voorzitter dit toestaat.

§4 De algemeen directeur regelt verder hoe de vergaderingen praktisch gebeuren.

§5 Onder een virtueel college verstaan we een college via een audio-visuele applicatie en/of i-votingsysteem. De beslotenheid van de vergadering moet ook dan bewaard worden. 

Artikel 6 – Stemmingen

Het college van burgemeester en schepenen beslist in beginsel collegiaal en in consensus. tenzij een lid of de algemeen directeur - na een uitgebreide bespreking van het punt - om de stemming vraagt. Bij gebeurlijke stemming worden de besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Behoudens in de gevallen waarin een geheime stemming is vereist, stemmen de leden van het college van burgemeester en schepenen mondeling of bij wijze van handopsteking. Bij staking van stemmen verdaagt het college de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het college de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het college beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over eenzelfde zaak een staking van stemmen is. De stemming is niet geheim, behoudens in volgende gevallen:

- de aanstelling, de evaluatie, de bevordering en het ontslag van personeelsleden;

- het opleggen van een sanctie aan een personeelslid.

Er kan in een systeem van i-voting worden voorzien. De collegeleden kunnen in dat geval steeds vooraf via i-voting agendapunten goedkeuren waarvan ze geen bespreking meer wensen of nodig achten op de zitting zelf.  Als een agendapunt door elk lid en dus unaniem vooraf via i-voting is goedgekeurd hoeft het niet meer besproken te worden en mag het als goedgekeurd worden beschouwd behalve als een lid van de vergadering op zijn stemming terugkomt.

Hoofdstuk 3 – Notulen

Artikel 7 – Notulen

§1 De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen vermelden de beslissingen van het college. De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgemaakt. De originelen van de notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, na goedkeuring, door de burgemeester en de algemeen directeur ondertekend. De algemeen directeur staat in voor het bewaren van de authentieke notulen.

§2 In geval een vergadering volledig virtueel is doorgegaan of bij een gemengde vergadering, maken de notulen hier uitdrukkelijk melding van.

Hoofdstuk 4 – Overige bepalingen

Artikel 8 – Taakverdeling onder de leden van het college

De aan het college opgedragen bevoegdheden behoren aan het college als collegiaal orgaan en niet aan de leden van het college in persoon. Het college kan een interne taakverdeling vastleggen, waarbij aan elk lid van het college een aantal beleidsdomeinen van gemeentelijk belang worden toevertrouwd, zonder afbreuk te doen aan de rechten van het college zelf. De taakverdeling wordt vastgelegd door het college.

Artikel 9 – Soorten agendapunten

Alle agendapunten kunnen virtueel behandeld worden behoudens wanneer één van de leden van het college daar bezwaar tegen maakt en het punt niet termijngebonden is. Het lid dient dit via een melding te doen aan de algemeen directeur en voorzitter of via een annotatie in de applicatie E-notulen bij het geagendeerde punt.