Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

Door het wegvallen van enkele sectorale decreten (o.a. decreet lokaal cultuurbeleid, Sport-voor-allen decreet, …) verdween in 2019 de verplichting om bepaalde adviesraden op te richten. Een sport- en cultuurraad zijn niet langer verplicht, maar de regels van het cultuurpact blijven echter onverminderd van toepassing. Het lokaal bestuur moet dus nog steeds inspraak en participatie met alle lokale belanghebbenden organiseren inzake culturele materies, maar krijgt dus meer vrijheid bij de inrichting van deze adviesraden. Sport, cultuur, jeugd,... zijn allen 'culturele materies', maar een aparte jeugdraad blijft verplicht.  

In 2019 werden nog een aparte sport- en cultuurraad opgericht, maar nu wenst het lokaal bestuur een overkoepelende vrijetijdsraad op te richten. Met deze vrijetijdsraad willen we een meer dynamische adviesverlening bewerkstelligen. We streven naar een vaste kerngroep van 8 tot 15 personen en daarnaast voorzien we een vorm van burgerparticipatie rond vrije tijd waar de samenstelling een afspiegeling moet vormen van de Zwalmse bevolking. Deze denktank werkt steeds rond een thema en alle Zwalmenaren die zich betrokken voelen bij het thema zijn welkom. De oproep gebeurt breed via de gemeentelijke communicatiekanalen. Deze denktank kan een klankbord zijn voor de vrijetijdsraad en bepaalde agendapunten van de raad kunnen hier uitgediept worden (zonder formele adviseringsbevoegdheid). In deze vrijetijdsraad streven we eveneens naar een vertegenwoordiging van beleidsdomeinen of doelgroepen die voorheen niet of minder betrokken werden bij beleidsadvisering (o.a. toerisme, inclusie ...).

Verwijzingen

Gemeenteraadsbesluit van 26.02.2015 houdende hervaststellen van de statuten en het organiek reglement gemeentelijke cultuurraad
Gemeenteraadsbesluit van 05.07.2007 inzake goedkeuring van de statuten van de gemeentelijke sportraad
Gemeenteraadsbesluit van 27.05.2025 houdende "Oprichting adviesraden - goedkeuring"

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017, inzonderheid artikel 304, §3
Cultuurpactdecreet van 28.01.1974
Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 06.07.2012
Jeugddecreet van 23.11.2023 

Bijlage

Statuten gemeentelijke vrijetijdsraad

1. Erkenning

Artikel 1

De gemeente erkent en richt een gemeentelijke vrijetijdsraad op. De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen zullen de gemeentelijke vrijetijdsraad betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk vrijetijdsbeleid.

2. Opdracht en doelstellingen

Artikel 2

De vrijetijdsraad heeft volgende opdracht:

• op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief advies uitbrengen over materies betreffende vrije tijd
• signaleren van problemen en knelpunten rond vrije tijd, deze onderzoeken en mogelijke oplossingen voorstellen
• proactief in kaart brengen van opportuniteiten en nieuwe kansen/tendensen voor het vrijetijdsbeleid

Artikel 3

Zowel bij adviezen op vraag van het gemeentebestuur als bij adviezen op eigen initiatief kan de vrijetijdsraad over alle mogelijke informatie beschikken die vereist is voor de opmaak van het advies, tenzij er gegronde bezwaren zijn.

Hiertoe

• krijgt de vrijetijdsraad inzage in en/of een kopie van alle documenten die betrekking hebben op het adviesonderwerp.
• brengt het College van burgemeester en schepenen de vrijetijdsraad op de hoogte van de randvoorwaarden en eventuele beperkingen.
• krijgt de voorzitter van de vrijetijdsraad de agenda van de gemeenteraad

Artikel 4

Enkel bij hoogdringendheid kan er, na overleg tussen de voorzitter en secretaris, advies per e-mail gevraagd worden.

Artikel 5

De vrijetijdsraad verleent per agendapunt een advies bij consensus. De vrijetijdsraad zal de adviezen uiterlijk binnen de twee weken na de vergadering schriftelijk bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen en in de adviezen beschrijven:

• hoe het advies tot stand is gekomen met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier zijn geraadpleegd
• welke motivering geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies
• welk standpunt de vrijetijdsraad inneemt, met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten.

De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad of de hogere overheid. Het college bezorgt binnen de maand een antwoord op het advies aan de vrijetijdsraad. Het College moet eventuele afwijkingen op de uitgebrachte adviezen van de vrijetijdsraad uitdrukkelijk motiveren. Als de behandeling van het dossier meer tijd vergt, zal het college van burgemeester en schepenen binnen de voornoemde termijn een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de uiterste datum waarop een definitief antwoord aan de vrijetijdsraad zal bezorgd worden.

 

3. Structuur en samenstelling

Artikel 6

De vrijetijdsraad wordt om de zes jaar bij het begin van een nieuwe legislatuur opnieuw samengesteld. De nieuwe gemeenteraad bekrachtigt de statuten van de vrijetijdsraad. De duur van het lidmaatschap van de vrijetijdsraad bedraagt standaard zes jaar.

Wijzigingen in de statuten van de vrijetijdsraad tijdens de loop van de legislatuur moeten door de gemeenteraad bekrachtigd worden. Wijzigingen in de samenstelling van de vrijetijdsraad worden ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 7

De vrijetijdsraad bestaat uit minimum 8 en maximum 15 leden. De raad bestaat volledig uit deskundigen en gebruikers die een expertise of affiniteit kunnen aantonen op vlak van

• Socio-culturele verenigingen
• Kunsten
• Erfgoed
• Bibliotheek
• Toerisme
• Sportclubs
• Ongebonden sporten
• Doelgroepenbeleid: senioren, jeugd, inclusie, diversiteit, …

Kandidaten die lid willen worden van de vrijetijdsraad moeten een gemotiveerde schriftelijke aanvraag indienen bij het gemeentebestuur. De leden worden, op voorstel van de Afdeling Vrije Tijd, door het college van burgemeester en schepenen geselecteerd op basis van

• Competentie in het vakgebied
• Voeling met het brede vrijetijdsveld
• Ervaring in het werken met een specifieke doelgroep (schoolkinderen, senioren,...)
• Leeftijd als parameter naar diversiteit vanuit het cultuurpact
• Geslacht als parameter naar diversiteit vanuit het decreet lokaal bestuur

Daarnaast bestaat in Zwalm een vorm van burgerparticipatie rond vrije tijd waar de samenstelling een afspiegeling moet vormen van de Zwalmse bevolking en die tot doel heeft om burgerparticipatie te verhogen. Deze denktank werkt steeds rond een thema en alle Zwalmenaren die zich betrokken voelen bij het thema zijn welkom. De oproep gebeurt breed via de gemeentelijke communicatiekanalen. Deze denktank kan een klankbord zijn voor de vrijetijdsraad en bepaalde agendapunten van de raad kunnen hier uitgediept worden (zonder formele adviseringsbevoegdheid).

De jeugdraad is een op zichzelf staande adviesraad en kan eveneens een klankbord zijn over aangelegenheden die jeugd betreffen.

Artikel 8

De leden van de vrijetijdsraad moeten aan volgende voorwaarden voldoen:

• Een Zwalmse vereniging, instelling of organisatie vertegenwoordigen
• In Zwalm wonen of een binding met de gemeente kunnen aantonen
• Geen politiek mandaat uitoefenen binnen het lokaal bestuur van Zwalm
• niet meer dan één vereniging, instelling of organisatie vertegenwoordigen

Artikel 9

Ten hoogste twee derde van het totale aantal leden behoort tot hetzelfde geslacht.

Artikel 10

Volgende personen kunnen enkel als waarnemer aanwezig zijn tijdens de vergaderingen van de vrijetijdsraad:

• de bevoegde schepen(en)
• medewerker aangeduid door het gemeentebestuur ter ondersteuning van de vrijetijdsraad
• externe deskundigen in het kader van adviesverlening over een specifiek item

Artikel 11

Alle stemgerechtigde leden:

• onderschrijven de doelstellingen van de vrijetijdsraad en verbinden zich ertoe actief mee te werken aan de realisatie ervan
• wonen de vergadering van de vrijetijdsraad bij tenzij dit onmogelijk is. In dat geval moet men zich verontschuldigen. Afgevaardigden van verenigingen, instellingen of organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun plaatsvervanger.
• hebben spreek- en stemrecht in de vrijetijdsraad
• hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt van de vrijetijdsraad

Er komt een einde aan het lidmaatschap van de vrijetijdsraad:

• zodra bij de start van een volgende legislatuur en na goedkeuring van de statuten door de nieuwe gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen de nieuwe samenstelling van de vrijetijdsraad goedkeurt.
• door het ontslag uit of de intrekking van hun opdracht door de vereniging, instelling of organisatie die ze vertegenwoordigen. Dit ontslag moet schriftelijk meegedeeld worden aan de vrijetijdsraad.
• door het ontslag van de betrokkene zelf uit de vrijetijdsraad. Dit ontslag moet schriftelijk meegedeeld worden aan de vrijetijdsraad.
• door het opnemen van een politiek mandaat binnen het lokaal bestuur van Zwalm
• door uitsluiting, waarover de vrijetijdsraad met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van de vrijetijdsraad is een reden tot uitsluiting.

4. Ondersteuning

Artikel 12

Het lokaal bestuur zal de vrijetijdsraad ondersteunen door:

• een vergaderlokaal ter beschikking te stellen
• een medewerker van de afdeling vrije tijd aan te duiden voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de vrijetijdsraad
• de nodige verzekeringspolissen ter dekking van de risico’s ‘burgerlijke aansprakelijkheid’, ‘rechtsbijstand’ af te sluiten voor de leden van de vrijetijdsraad en voor occasionele medewerkers aan activiteiten georganiseerd door de raad.

 

5. Interne afsprakennota

Artikel 13

De vrijetijdsraad stelt een interne afsprakennota op waarin hij zijn interne werking verder regelt. De interne afsprakennota wordt ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 14

De statuten worden zesjaarlijks op het einde van de legislatuur geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.