Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

In het meerjarenplan 2020-2025 is actieplan 613 opgenomen: invoeren van een reglement voor culturele projectsubsidies. Het lokaal bestuur hoeft namelijk niet altijd zelf een actor-rol op te nemen en kan via een systeem van projectsubsidies waardevolle projecten van verenigingen financieel ondersteunen. Het reglement voor culturele projectsubsidies is een aanvulling op het subsidiereglement voor de socio-culturele verenigingen dat vooral de reguliere werking van de verenigingen ondersteunt. Jaarlijks wordt er € 2.500 voorzien voor de ondersteuning van culturele projecten.

Het reglement voor culturele projectsubsidies wil initiatief, vernieuwing en samenwerking stimuleren in Zwalm. Zowel erkende als niet-erkende verenigingen en inwoners van Zwalm kunnen een projectaanvraag indienen. Bij de beoordeling van de projecten zal steeds het advies van de cultuurraad ingewonnen worden.

Elk project wordt afgetoetst aan een aantal beoordelingscriteria. Op basis hiervan kan de aanvrager punten verdienen (duurzaamheid, betrokkenheid, samenwerking, toegankelijkheid …). Afhankelijk van het aantal punten wordt een principieel subsidiebedrag toegekend aan de aanvrager.

Grotere evenementen zoals Kunst & Zwalm vallen buiten de scope van dit reglement.

De cultuurraad gaf een positief advies over het reglement voor culturele projectsubsidies tijdens de algemene vergadering van 21.09.2022.

Verwijzingen

Positief advies van de cultuurraad van 21.09.2022

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017
Wet van 14.11.1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Bijlage

Reglement culturele projectsubsidies

Artikel 1
Het reglement voor culturele projectsubsidies stelt zich tot doel initiatief, vernieuwing en samenwerking te stimuleren door het ondersteunen van uitzonderlijke (socio-)culturele projecten. Projectsubsidies worden toegekend binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd in het gemeentelijk budget.

Artikel 2
Onder een ‘project’ wordt een in tijd en activiteiten afgebakend samenhangend geheel verstaan dat gericht is op het realiseren van een vooraf gedefinieerd resultaat.

Artikel 3
Projectsubsidies kunnen toegekend worden aan socio-culturele of culturele projecten die twee of meerdere van onderstaande doelstellingen beogen:

• nieuw of vernieuwend zijn
• een bijzondere (regionale) uitstraling hebben voor de gemeente, het project zet m.a.w. Zwalm op de kaart
• nieuwe of moeilijk bereikbare doelgroepen aanspreken
• ontmoeting en cultuurparticipatie stimuleren (gemeenschapsvorming)
• betrekking hebben op onderzoeken, verzamelen, registreren, digitaliseren of publiekswerking inzake erfgoed

Artikel 4
Het project moet voldoen aan volgende voorwaarden:

• Het project vindt hoofdzakelijk plaats in Zwalm of heeft Zwalm als onderwerp
• Het project is voor iedereen vrij toegankelijk en wordt op die manier ook bekendgemaakt aan een breed publiek
• Indien het organisatorisch binnen het cultureel project past, engageert de aanvrager zich, voor de organisatie van het cultureel project, in het UiTPAS-systeem Vlaamse Ardennen.
• Commerciële (d.w.z. ingericht met als doel winst te maken) initiatieven komen niet in aanmerking
• Het project is een op zichzelf staand initiatief en niet louter een randactiviteit van een ander project

Artikel 5
§1 – Een projectsubsidie kan aangevraagd worden door:

• Erkende, niet-erkende en tijdelijke verenigingen uit Zwalm
• Inwoners uit Zwalm

§2 – Een vereniging die subsidies ontvangt voor haar reguliere werking (via het subsidiereglement culturele verenigingen) kan een project indienen wanneer dit duidelijk buiten de reguliere werking van de vereniging valt.

Artikel 6
Een aanvraag voor een projectsubsidie moet minstens 3 maanden voor het project plaatsvindt, ingediend worden via het daarvoor voorziene aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is te verkrijgen bij de afdeling Vrije Tijd of te downloaden op de gemeentelijke website www.zwalm.be Het lokaal bestuur kan steeds bijkomende informatie opvragen.

Artikel 7
Het college van burgemeester en schepenen wint, alvorens een beslissing te nemen in verband met de toekenning van subsidies, steeds het advies in van de cultuurraad.

Artikel 8
De projecten worden beoordeeld op basis van volgende criteria:

1. Toegankelijkheid

Deze punten worden toegekend op basis van de toegangsprijs voor het evenement:

• Vanaf € 10: 1 punt
• Minder dan € 10: 2 punten
• Gratis toegang: 3 punten

2. Samenwerking

Samenwerken kan op verschillende manieren: logistiek en/of inhoudelijk. De punten voor de verschillende vormen van samenwerking zijn cumuleerbaar. Bij een inhoudelijke samenwerking werken minimaal 2 organisaties het project samen volledig uit.

• Samenwerking met 1 organisatie: 1 punt
• Samenwerking met een partner uit een ander beleidsdomein (welzijn, toerisme, sport …): 1 punt
• Samenwerking met meerdere organisaties: 2 punten
• Inhoudelijke samenwerking: 5 punten

3. Regionale uitstraling 

Deze punten worden toegekend op basis van de beoogde uitstraling van het evenement.

• Het project richt zich op deelnemers uit Zwalm: 1 punt
• Het project richt zich op deelnemers uit de regio Vlaamse Ardennen: 3 punten
• Het project richt zich op deelnemers uit een nog ruimer gebied: 5 punten

4. Betrokkenheid

Deze punten worden toegekend op basis van het aantal aanwezige deelnemers of publiek.

• Minder dan 100: 1 punt
• 101 tot 500: 2 punten
• 501 tot 1000: 3 punten
• > 1000: 5 punten

5. Communicatieplan

Deze punten worden toegekend op basis van de manier waarop er promotie gevoerd wordt voor het evenement en zijn cumuleerbaar.

• Promotie via digitale kanalen en drukwerk: 1 punt
• Promotie via betalende advertenties in digitale en/of gedrukte media: 2 punten

6. Duurzaamheid

Indien de organisator acties onderneemt die verder gaan dan de wettelijke verplichtingen om een duurzaam evenement te garanderen, kan er per thema een extra punt toegekend.

• Netheid en afvalverwerking: 1 punt
• Mobiliteit: 1 punt

7. Vernieuwend karakter

Deze punten worden toegekend op basis van het vernieuwende karakter van het project.

• Het project vindt voor de eerste keer plaats in Zwalm: 2 punten
• Er zijn nieuwe accenten toegevoegd aan een project dat reeds eerder heeft plaatsgevonden: 1 punt

Artikel 9
Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de maand na het indienen van de aanvraag over het al dan niet toekennen van een toelage en het principiële subsidiebedrag.

Aantal punten	Maximaal subsidiebedrag
< 10	€ 250
11 tot 20	€ 500
> 20	€ 1.000

De toegekende projectsubsidie mag niet hoger zijn dan de totale werkelijke kost van het project. Onder de werkelijke kost verstaan we het saldo dat overblijft nadat de inkomsten zijn afgetrokken van de uitgaven.

Artikel 10
Na afloop van het project moet de organisator binnen de twee maand na de activiteit een bewijsdossier indienen. Dit dossier omvat een projectverslag, een financieel verslag en de nodige bewijsstukken (facturen).

Op basis van deze bewijsvoering zal de uitbetaling van de subsidie gebeuren.

Artikel 11
De initiatiefnemer verbindt zich ertoe:

• De toelage aan te wenden voor de realisatie van het project
• Elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het college van burgemeester en schepenen toe te laten de aanwending van de toegekende toelage ter plaatse te controleren
• Elke wijziging na indiening van de aanvraag door te geven
• Op alle communicatiekanalen steeds ‘met steun van de gemeente Zwalm’ en het gemeentelijk logo te vermelden
• Een uitnodiging te sturen voor het gerealiseerde project, gericht aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 12
Indien de aanvrager onjuiste gegevens vermeldt in de aanvraag of dit reglement niet correct naleeft, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de toegekende subsidie te verminderen, niet uit te betalen of geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.

Artikel 13
Het college van burgemeester en schepenen beslist over alle onvoorziene gevallen en betwistingen over de toepassing van dit reglement.