Besluit  de gemeenteraad

Voorwerp en motivering

Het gemeentebestuur wenst een Landbouwadviesraad op te richten in Zwalm.

De Landbouwadviesraad adviseert de gemeente over het gemeentelijk landbouwbeleid. Zij beoogt de verbetering, het behoud en het herstel van de landbouw in Zwalm.

De samenstelling is vastgelegd in de statuten. Het gemeentebestuur zorgt dat de Landbouwadviesraad haar adviserende bevoegdheden kan uitoefenen in overeenstemming met haar statuten. De raad heeft daarnaast ook een huishoudelijk reglement en afsprakennota waarin de praktische afspraken omtrent haar werking opgenomen zijn.

De Landbouwadviesraad is een door de gemeenteraad erkend adviserend orgaan dat als woordvoerder optreedt voor de land- en tuinbouwbelangen. De Landbouwadviesraad kan advies verlenen over alle problemen die op gemeentelijk vlak rechtstreeks de land- en tuinbouw aanbelangen.

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017

Bijlage

Statuten van de landbouwadviesraad Zwalm 

Oprichting en zetel

Art. 1 - In de gemeente Zwalm wordt een adviesraad voor de belangen van de land- en tuinbouw opgericht en erkend als adviesorgaan met als naam "Landbouwadviesraad Zwalm"
De zetel van de adviesraad is gevestigd in het gemeentehuis van de gemeente Zwalm.

Doelstelling en taken

Art. 2 -

1. De landbouwadviesraad behartigt de belangen van de land- en tuinbouwers op gemeentelijk vlak, in open samenwerking met alle land- en tuinbouwers, landbouw-gerelateerde bedrijven, deskundige raadgevers en het gemeentebestuur.

2. De landbouwadviesraad kan op verzoek van het college van burgemeester en schepenen of op eigen initiatief advies uitbrengen aangaande de problemen die de land- en tuinbouwers rechtstreeks aanbelangen.

3. Het samenwerken van de verschillende gemeentelijke adviesraden wordt aangemoedigd. De bestaande gemeentelijke adviesraden kunnen een vertegenwoordiger aanduiden die de communicatie met de landbouwadviesraad verzorgt.
Deze vertegenwoordiger heeft een dubbele taak: (1) de in hun adviesraad naar voor gekomen onderwerpen betreffende land- en tuinbouw laten zij aan bod komen in de landbouwadviesraad en (2) de in de landbouwadviesraad behandelde onderwerpen die hun belangensfeer raken bespreken zij in de eigen adviesraad.

Samenstelling

Art. 3 - §1. Het College van Burgemeester en Schepenen bepaalt de samenstelling van de adviesraad.

- De adviesraad is samengesteld uit stemgerechtigde leden, niet-stemgerechtigde leden, hun vaste plaatsvervangers bij afwezigheid, afgevaardigden van andere raden en eventuele waarnemers.

- Het aantal niet-stemgerechtigden bedraagt maximaal de helft van het aantal stemgerechtigden

- Mannen en vrouwen zijn voor ten minste 1/3 vertegenwoordigd binnen het aantal stemgerechtigde leden.

a) Stemgerechtigde leden voldoen aan volgende vereisten, waarbij het maximum aantal leden wordt vastgelegd op 10. Personen die een functie hebben als gemeenteraadslid, schepen, burgemeester, vertegenwoordiger van een politieke fractie of ambtenaar werkzaam op gemeentelijk niveau kunnen geen stemgerechtigd lid zijn:

Ofwel

- personen die hun hoofdverblijfplaats op het grondgebied van Zwalm hebben én in hoofd- of bijberoep een werkzaamheid uitoefenen die gedefinieerd kan worden als behorende tot de agrarische en para-agrarische sector,

Ofwel

- personen die afgevaardigd worden door verenigingen, organisaties en instellingen op gemeentelijk grondgebied en effectief lid zijn, met een regelmatige activiteit of werkzaamheid die gedefinieerd kan worden als behorende tot de agrarische en para-agrarische sector. Per vereniging, organisatie of instelling kan er maximaal 1 afgevaardigde als stemgerechtigde worden aangesteld.

b) Niet-stemgerechtigde leden zijn:

- de schepen van leefmilieu

- de milieuambtenaar of zijn/haar medewerker

- afgevaardigden van de andere raden

c) W

aarnemers: de adviesraad kan beslissen om, in functie van het te behandelen onderwerp, een beroep te doen op deskundigen. Deze deskundigen zetelen als waarnemers en nemen daarom deel aan de discussies, maar zij hebben geen stemrecht.

§2. Bestuursfuncties: de bestuursleden zijn voorzitter en ondervoorzitter. De voorzitter en ondervoorzitter van de adviesraad worden door (maar niet noodzakelijk uit) de stemgerechtigde leden verkozen.
§3. De secretaris van de landbouwadviesraad is de door de gemeente aangeduide ambtenaar of zijn/haar medewerker.

Werkgroepen

Art. 4 - Er kunnen binnen en door de adviesraad werkgroepen opgericht worden. Werkgroepen hebben een tijdelijke opdracht met als doel bepaalde onderwerpen voor te bereiden ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring.

Toetreding en duur van het lidmaatschap

Art. 5 - Vóór de installatie van de adviesraad en bij het begin van iedere legislatuur zal er een kandidaatstelling gelanceerd worden. De gemotiveerde aanvraag tot toetreding te worden gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat hierover beslist. Op basis van ervaring en deskundigheid evalueert het College van Burgemeester en Schepenen de kandidaturen, stelt ze de weerhouden kandidaten aan en nodigt deze uit voor de installatievergadering.

Na de installatie van de adviesraad worden aanvragen tot toetreding gericht aan de voorzitter van de adviesraad. De aanvragen worden door de raad onderzocht en na stemming aanvaard of geweigerd. Vervolgens wordt de nieuwe samenstelling ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat hierover beslist.

Art. 6 - Het lidmaatschap en voorzitterschap van de adviesraad loopt gelijk met de duur van de bestuursperiode maar blijft geldig tot de adviesraad effectief vernieuwd is. In functie van nieuwe regelgeving, kan de adviesraad te allen tijde worden ontbonden om vervolgens opnieuw samengesteld te worden conform de nieuwe richtlijnen.

Het lidmaatschap geldt totdat niet meer aan de toetredingsvoorwaarden voldaan wordt of tot bij de intrekking ervan door de persoon, vereniging of organisatie. Het beëindigen van het lidmaatschap bij een vereniging, groepering, organisatie of instelling die het lid vertegenwoordigt, betekent automatisch het einde van de vertegenwoordiging in de landbouwraad.

De leden die 3 maal na elkaar zonder verontschuldiging of vervanging afwezig blijven, worden als ontslagnemend beschouwd.

De hernieuwingen van de kandidatuur en vervangingen wegens ontslag worden vooraf door de betrokken organisatie of persoon meegedeeld aan de voorzitter en secretaris.

Reglement van inwendige orde en afsprakennota

Art. 7 - De landbouwadviesraad heeft een huishoudelijk reglement dat de interne werking van de raad en de niet in de statuten voorziene procedures en taken regelt.

De landbouwadviesraad heeft een afsprakennota die de verhouding tussen de landbouwadviesraad en het gemeentebestuur regelt.

Wijziging van de statuten en huishoudelijk reglement

Art. 8 - De landbouwadviesraad kan een wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de afsprakennota voorstellen wanneer het voorstel tot wijziging in de agenda is vermeld en 3/4 van de stemgerechtigde leden op deze vergadering aanwezig zijn. Indien dit aantal niet wordt bereikt, dan komt de landbouwadviesraad opnieuw samen. De statuten kunnen dan worden gewijzigd, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Een wijziging kan pas aan de gemeenteraad worden voorgelegd mits het voorstel tot wijziging 3/4 van de geldig uitgebrachte stemmen behaalt.

 

Huishoudelijk reglement van de Landbouwadviesraad Zwalm

Art. 1 - Dit huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de gemeentelijke landbouwraad zijn bevoegdheden uitoefent overeenkomstig zijn statuten.

Samenroeping

Art. 2 - De landbouwadviesraad is een gesloten adviescommissie en komt tenminste twee maal per jaar samen.

De landbouwadviesraad wordt samengeroepen door de voorzitter en secretaris. De uitnodiging geschiedt bij voorkeur via mail en 10 kalenderdagen voor de bijeenkomst. De uitnodiging vermeldt de agenda.

Stemgerechtigde leden kunnen de voorzitter verzoeken de raad bijeen te roepen. Bij dit verzoek dient een voorstel van agenda te worden gevoegd. Indien het verzoek uitgaat van minder dan 1/3 van de stemgerechtigde leden, beslist de voorzitter of de raad bijeengeroepen zal worden. Indien het verzoek uitgaat van minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden, is de voorzitter ertoe gehouden de raad samen te roepen. De bijeenroeping gebeurt binnen de 30 kalenderdagen.

De landbouwadviesraad kan tijdens haar bijeenkomst bepalen binnen welke tijdspanne of tijdens welke periode zal worden samengekomen.

Agenda

Art. 3 - De landbouwadviesraad kan de voorlopige agenda opstellen van de volgende zitting.

Elk lid van de landbouwadviesraad kan punten op de agenda plaatsen mits deze minstens 14 kalenderdagen voor de vergadering aan de voorzitter en secretaris meegedeeld worden. Onderwerpen die later worden toegevoegd worden behandeld in de varia, maar niet ten gronde.

Onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan, worden niet behandeld. Hiervan kan worden afgeweken indien minstens 3/4 van de aanwezige stemgerechtigde leden van oordeel is dat er dringende redenen zijn om agendapunten toe te voegen.

Als een bepaald punt wegens tijdsgebrek niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch doorverwezen naar de agenda van de volgende vergadering en zal dan bij prioriteit worden behandeld.

Zitting

Art. 4 - De landbouwadviesraad wordt voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Indien deze ook afwezig is, zit de secretaris eventueel samen met een stemgerechtigd lid de vergadering voor.

Beraadslaging

Art. 5 - Om geldig te kunnen beraadslagen, stemmen en om geldig advies te verstrekken, moeten 3/4 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien dit aantal niet behaald wordt, kan er niet geldig worden beraadslaagd of geadviseerd. De aanwezige stemgerechtigde leden kunnen dan beslissen om opnieuw samen te komen of om de te adviseren agendapunten te verschuiven naar de volgende landbouwadviesraad. Agendapunten die hierdoor opnieuw ter stemming of ter advisering voorliggen, kunnen worden behandeld ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.

Art. 6 - De landbouwadviesraad stemt of adviseert bij gewone meerderheid van stemmen (1/2 + 1). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Er wordt naar gestreefd dat alle beslissingen genomen worden bij consensus. Als er wordt gestemd over personen of functies gebeurt dit geheim.

Werking

Art. 7 - De landbouwadviesraad kan de agenda van volgende bijeenkomsten opstellen en houdt hierbij rekening en neemt kennis van de binnengekomen adviesaanvragen aangebracht door het College van Burgemeester en Schepenen en geeft hieraan het nodige gevolg.

De landbouwadviesraad bepaalt de houding van zichzelf tegenover dringende en actuele problemen en koppelt dit terug naar het College van Burgemeester en Schepenen.

De landbouwadviesraad keurt de vergaderverslagen van een vorige zitting goed.

De voorzitter leidt de vergaderingen en bereidt mee de vergaderingen voor. Hij/zij is verantwoordelijk voor het vergaderingsverslag, de agenda, het vaststellen van de aanwezigheden en het vastleggen van de vergaderdata (in samenwerking met de secretaris). Alleen de voorzitter vertegenwoordigt de landbouwadviesraad naar buiten toe. De voorzitter kan taken delegeren aan de leden van de landbouwadviesraad.

Bestuursverkiezing

Art. 8 - Bestuursverkiezingen voor de bestuursleden worden afgestemd op de 6-jaarlijkse hersamenstelling van de adviesraad. Herverkiezing gebeurt op de eerste samenkomst van de nieuwe landbouwadviesraad in het eerste jaar van de legislatuur.

Werkgroepen

Art. 9 - In elke werkgroep wordt een woordvoerder aangeduid die de vergaderingen voorzit. Elke werkgroep beschikt over een verslaggever die verantwoordelijk is voor de verslagen van de werkgroepvergadering. Een werkgroep kan afzonderlijk vergaderen om te beraadslagen over dossiers met betrekking tot de hun toegewezen adviesopdracht. Alle voorstellen en ontworpen adviezen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de landbouwadviesraad. De woordvoerder brengt verslag uit van de vergaderingen op de eerstvolgende landbouwadviesraad. De voorzitter en de secretaris van de landbouwadviesraad worden op de hoogte gebracht van de data en de agenda van de vergaderingen van de werkgroepen.

Verslagen

Art. 10 - De secretaris van de landbouwraad stelt het verslag van de landbouwadviesraad op.

Elk verslag omvat volgende onderdelen:

1. de namen van de aanwezige leden, van deze die zich om hun afwezigheid verontschuldigen alsook van de niet verontschuldigde afwezigen

2. de besproken agendapunten

3. de adviezen

 

Afsprakennota van de Landbouwadviesraad Zwalm

Art. 1 - Deze afsprakennota omvat de verbintenissen die de landbouwadviesraad en het gemeentebestuur van Zwalm aangaan opdat de landbouwadviesraad zijn bevoegdheden kan uitoefenen conform zijn statuten.

Advisering

Art. 2 - De landbouwadviesraad heeft het recht om over alle beleidsdossiers waarbij er rechtstreekse land- en/of tuinbouwbelangen aan de orde zijn op eigen initiatief een advies uit te brengen aan het College van Burgemeester en Schepenen.

Bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid of bij specifieke onderwerpen kan het College van Burgemeester en Schepenen de landbouwadviesraad vragen naar advies.

Adviesprocedure

Art. 3 - Het gemeentebestuur zal de adviesvragen steeds schriftelijk stellen. De adviesvraag omvat volgende gegevens:

- een duidelijke omschrijving van de vraag;

- opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de gemeente moet rekening houden;

- een vermelding van de uiterste datum van inlevering van het advies.

Art. 4 - De landbouwadviesraad bezorgt adviezen schriftelijk aan het gemeentebestuur met een standpuntbepaling en motivering. De gemeente brengt de landbouwadviesraad op de hoogte van het gevolg dat eraan werd gegeven.

Ondersteuning

Art. 5 - Het gemeentebestuur ondersteunt de landbouwadviesraad in minimale werkingsmiddelen zoals het ter beschikking stellen van een vergaderlokaal. Informatie kan aangevraagd worden conform de wet betreffende de openbaarheid van bestuur.

Openbaarheid

Art. 6 - De verslagen en de adviezen van de landbouwadviesraad worden ter beschikking gesteld voor het publiek.