Het college van burgemeester en schepenen beslist tot actualisering van de regels inzake professioneel gebruik van gsm’s en smartphones van de personeelsleden
Het gebruik/bezit van een smartphone/gsm voor het uitoefenen van zijn of haar functie in onze organisatie, is vaak onmisbaar en steeds meer een werkinstrument (mail, agenda, telefoon ipv vaste telefoon, foto's voor vaststellingen op het terrein, gebruik ITSME voor handtekenen stukken, gebruik Authenticator en toegang tot allerlei interne applicaties, ...).
Regels over toestellen en gebruik zijn uiteraard ook noodzakelijk. Uiteraard verschillen de behoeften en dus ook regels inzake gebruik en soorten toestellen naargelang de functie die men binnen de organisatie uitoefent.
Overwegende dat ons bestaand besluit terzake van16.03.2025 aanpassing behoeft gezien de impact van de inflatie en chipprijzen op de aankoopprijzen van smartphones. Bovendien wordt gezien de wereldwijde zeer sterk toegenomen vraag naar RAM-geheugen verwacht dat de prijzen 5 a 10% zullen stijgen. We stellen voor de max. kostprijs met 10% te verhogen. De gsm voor de werkploegen stond nog op € 165 en zouden we verhogen naar € 300 om voldoende kwaliteit te kunnen kopen. Dit is ook de kostprijs van de goedkopere modellen met 5G. Ook te oude gsm's kopen om kostprijzen te drukken is vaak geen optie gezien de beveiligingsvereisten (cyberrisico) en de beperktere software-updates in de tijd door bijvoorbeeld Google of Apple.
Collegebesluit van 16.03.2023 houdende goedkeuring van de GSM-policy
Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017
Art. 1 – De regels inzake aankoopbedragen en abonnementen voor professionele smartphones en gsm-toestellen voor personeelsleden worden als volgt vastgelegd:
| Categorie |
Maximum aankoop-bedrag |
Abonnements-regels |
Duurder toestel kan mits opleg |
Toegestaan gebruik |
| Decretale graden MAT-leden |
€ 480 |
Telefonie + data |
Ja |
1/Geen dual SIM : Privé/professioneel voordelen in natura (fiscaal en sociaal) gezien kosteloze ter beschikkingstelling: 2/Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – alleen professioneel gebruik data en telefonie |
| Ambtenaar noodplanning |
€ 300 |
Telefonie + data |
Ja |
1/Geen dual SIM : Privé/professioneel voordelen in natura (fiscaal en sociaal) gezien kosteloze ter beschikkingstelling: 2/Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – alleen professioneel gebruik data en telefonie |
| Niveau B's en andere personeelsleden voor wie smartphone professioneel strikt noodzakelijk wordt beoordeeld (kunnen mailen, foto’s nemen e.d.) |
€ 300 |
Telefonie + data |
Ja op voorwaarde gemengd gebruik |
1/Geen dual SIM : Privé/professioneel. In beginsel enkel professioneel gebruik. Bij gemengd gebruik : voordelen in natura (fiscaal en sociaal) gezien kosteloze ter beschikkingstelling: 2/Wel dual SIM en apart privé-nummer: geen voordeel in natura – alleen professioneel gebruik data en telefonie
|
| Werf- en ploeg gsm’s |
€ 300 |
Telefonie + data |
Neen |
Alleen professioneel gebruik Geen voordeel in natura |
Voor de niet-MAT-leden dient de beoordeling inzake de noodzakelijkheid van een gsm/smartphone te gebeuren door de algemeen directeur op advies/vraag van het afdelingshoofd.
Voor een smartphone kan er toebehoren (hoesje en dergelijke) gekocht worden voor maximaal € 20.
De levensduur/afschrijvingsduur wordt bepaald op 3 jaar behoudens totaal defect/onbruikbaarheid/diefstal met aangifte.
Art. 2 – De door de werkgever aangekochte gsm’s en smartphones zijn eigendom van het bestuur.
Bij uitdiensttreding kan de algemeen directeur overname toestaan onder volgende voorwaarden:
- het toestel worden overgenomen mits betaling van de overnamewaarde van het toestel (1/3 per niet afgeschreven jaar te berekenen op het bedrag betaald door de werkgever)
- het nummer worden overgenomen mits akkoord van de algemeen directeur. Indien het nummer aanvankelijk toebehoorde aan het personeelslid kan het steeds worden overgenomen.
Art. 3 – Elkeen met een professioneel toestel en/of abonnement betaald door het bestuur dient een verklaring omtrent het gebruik van zijn toestel te ondertekenen waarin hij/zij onderstaande gebruiksregels aanvaardt.
§1 Voor gebruikers van elk toestel geldend:
- de smartphone dient steeds beveiligd te zijn inzake toegankelijkheid via pincode, vingerafdruk of iets dergelijks
- verlies of diefstal wordt steeds onmiddellijk gemeld aan het afdelingshoofd en de ICT-verantwoordelijke
- uitsluitend gebruik conform de wettelijke bepalingen (bv. in de wagen … )
- beheer van het toestel als goede huisvader
- gebruik in overeenstemming met de bepalingen opgenomen in het arbeidsreglement en andere wettelijke bepalingen
- elkeen aanvaardt controle op het gebruik/verbruik
§2 Bijkomend geldend voor gebruikers van toestellen waarbij er een voordeel in natura moet aangerekend worden:
- privégebruik is toegestaan voor zover niet onredelijk. De algemeen directeur oordeelt over de onredelijkheid en voorziet de nodige controle. Onredelijk verbruik is in beginsel privé-verbruik boven de € 15/maand en dat wordt teruggevorderd.
-telefonisch bereikbaar zijn voor de werkgever buiten de werkuren indien de werkgever meent dat daar dringende noodzakelijkheid toe is
-het niet downloaden of gebruiken van de app "Tik Tok" of andere app's waartoe de algemeen directeur kan beslissen na advies van de informatieveiligheidscel of vraag van de hogere overheid
Art. 4 – Het besluit van 16.03.2023 inzake gsm’s en smartphones wordt opgeheven.